So geht`s: Import von Daten in den address manager

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So geht`s: Import von Daten in den address manager
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Einleitung
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Voraussetzungen
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Beispiele aus der Praxis
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Beispiel 1 – Import einer Excel Tabelle
3
Beispiel 2 – Import einer Access Datenbank via ODBC
6
Beispiel 3 – Import einer Access Datenbank über Direktzugriff
8
Beispiel 4 – Import einer Adress Plus 8 Datenbank
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Beispiel 5 – Import einer Datenbank über einen SQL-Server
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Noch Fragen?
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Copyright und Disclaimer
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HOWTO Import.doc
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Einleitung
Der address manager bietet die Möglichkeit, Daten sowohl über Direktzugriff als auch über externe Datenbanktreiber zu importieren. Die externe Datenbanken werden dabei mit Hilfer der Borland Database angesprochen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um lokale Access-Datenbanken oder komplexe Daten auf einem SQL-Server handelt. Grundsätzlich wird immer zwischen dem Ansprechen über die nativen Treiber
(BDE) und dem Weg über ODBC unterschieden.
Im folgenden wollen wir Ihnen an Hand mehrerer Beispiele und vieler Screenshots einen Weg aufzeigen,
wie ein solcher Import in der Regel abläuft und welche Voraussetzungen Sie und Ihr System mitbringen
müssen.
Die Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit dem address manager vertraut sind und Grundkenntnisse im
Umgang mit Datenbanken sowie über deren allgemeinen Aufbau mitbringen.
Voraussetzungen
Zu jedem Beispiel erhalten Sie eine Auflistung der notwendigen Systemvoraussetzungen, wobei immer die
Rede von der Borland Database Engine (kurz „BDE“) sein wird. Bei der BDE handelt es sich um eine
Schnittstelle, mit derer der address manager auf externe Datenbanktreiber (ODBC, etc.) zugreifen kann. Die
BDE ist Teil des address manager Lieferumfangs und kann bei Bedarf auch nachträglich installiert werden.
•
•
Sie finden ein Installationsprogramm für die BDE auf der Produkt-CD im Verzeichnis \GOODIES\BDE\
als BDE.EXE.
Die Microsoft DAO 3.51 Treiber lassen sich über ein Setup im Verzeichnis \GOODIES\DAO\DISK1 der
Produkt-CD installieren. Sollten Sie eine frühere Produkt-CD ohne DAO haben, so können Sie die
Treiber in der Regel mit Hilfe einer Microsoft Office Produkt-CD installieren.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1 – Import einer Excel Tabelle
Voraussetzungen:
BDE (Borland Database Engine)
ODBC Treiber für Excel
Markieren Sie in Excel alle Spalten, die Daten
enthalten und wählen anschliessend Einfügen
> Namen > Festlegen.
Im darauffolgenden Dialog geben Sie einen
Namen für diesen Datenbereich an. Über diesen Namen greift dann später der address
manager über den ODBC Treiber auf die
Daten zu.
Dieser Schritt ist sehr wichtig, da ansonsten durch den Excel ODBC Treiber später
keine "Tabelle" zum Import angeboten
werden wird.
Wählen Sie zunächst Organisation > Import
und dort in der Hierarchie Applikationen >
Office-Anwendungen > Microsoft > Excel.
Nun klicken Sie insgesamt dreimal hintereinander auf Weiter >; es erscheint der VorschauDialog. Über den Button Durchsuchen erreichen Sie nun den Dialog Tabelle öffnen
unserer Datenbank-Schnittstelle.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Um nun einen externen Treiber nutzen zu können, müssen Sie zunächst eine sog.
Connection (engl. „Verbindung“) zu der
gewünschten Datenbank aufbauen. Klicken
Sie dazu auf den Button ODBC-Admin und
wählen im nun erscheinenden Dialog die Karte
Benutzer-DSN aus.
Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um eine neue
Connection anzulegen. Bitte beachten Sie,
dass selbst wenn (wie hier im Screenshot)
bereits ein Punkt „Excel Dateien“ verfügbar ist,
Sie dennoch eine neue Connection speziell für
Ihre Excel-Datei anlegen müssen.
Wählen Sie „Microsoft Excel-Treiber (*.xls)“
und klicken Sie auf den Button Fertig stellen.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Nun müssen Sie die neue Connection konfigurieren. Dazu wählen Sie zunächst unter Datenquellenname einen aussagekräftigen
Namen, unter dem die Datenbank später auch
im Dialog Tabelle öffnen erscheinen wird.
Anschließend müssen Sie der neuen Connection über den Button Arbeitsmappe auswählen
die gewünschte Excel-Datei zuweisen. Über
den Button Optionen haben Sie die
Möglichkeit, weitere Konfigurationen vornehmen, dies ist in der Regel aber nicht notwendig.
Nachdem Sie beide Dialog mit OK bestätigt
haben, erscheint wieder der bereits bekannte
Dialog Tabelle öffnen. Nach einem Klick auf
den Button Aktualisieren erscheint in der Liste
Datenbank die soeben angelegte Connection,
auf deren Tabellen Sie nun zugreifen können.
Über einen Klick auf OK gelangen Sie zurück
in den Import-Assistenten.
Nun können die zu importierenden Daten dort
wie gewohnt weiter bearbeiten.
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Beispiel 2 – Import einer Access Datenbank via ODBC
Voraussetzungen:
BDE (Borland Database Engine)
ODBC Treiber für Access
Wählen Sie zunächst Organisation > Import
und dort in der Hierarchie Applikationen >
Office-Anwendungen > Microsoft > Access.
Nun klicken Sie insgesamt dreimal hintereinander auf Weiter >; es erscheint der VorschauDialog. Über den Button Durchsuchen erreichen Sie nun den Dialog Tabelle öffnen
unserer Datenbank-Schnittstelle.
Um nun einen externen Treiber nutzen zu können, müssen Sie zunächst eine sog.
Connection (engl. „Verbindung“) zu der
gewünschten Datenbank aufbauen. Klicken
Sie dazu auf den Button ODBC-Admin und
wählen im nun erscheinenden Dialog die Karte
Benutzer-DSN aus.
Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um eine neue
Connection anzulegen. Bitte beachten Sie,
dass selbst wenn (wie hier im Screenshot)
bereits ein Punkt „Microsoft AccessDatenbank“ verfügbar ist, Sie dennoch eine
neue Connection speziell für Ihre Datenbank
anlegen müssen.
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Wählen Sie „Microsoft Access-Treiber (*.mdb)“
und klicken Sie auf den Button Fertig stellen.
Nun müssen Sie die neue Connection konfigurieren. Dazu wählen Sie zunächst unter Datenquellenname einen aussagekräftigen
Namen, unter dem die Datenbank später auch
im Dialog Tabelle öffnen erscheinen wird.
Anschließend müssen Sie der neuen Connection über den Button Auswählen die gewünschte Datenbank zuweisen. Über den Button Weitere haben Sie die Möglichkeit, weitere
Konfigurationen vornehmen, wie z.B. die
Vergabe eines Paßwortes, dies ist in der Regel
aber nicht notwendig.
Nachdem Sie beide Dialog mit OK bestätigt
haben, erscheint wieder der bereits bekannte
Dialog Tabelle öffnen. Nach einem Klick auf
den Button Aktualisieren erscheint in der Liste
Datenbank die soeben angelegte Connection,
auf deren Tabellen Sie nun zugreifen können.
Über einen Klick auf OK gelangen Sie zurück
in den Import-Assistenten und können die zu
importierenden Daten dort wie gewohnt weiter
bearbeiten.
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Beispiel 3 – Import einer Access Datenbank über Direktzugriff
Hinweis: Der Import von Microsoft Access 2000 Datenbank ist ausschließlich über ODBC, also nicht über
die Borland Database Engine möglich.
Voraussetzungen:
BDE (Borland Database Engine)
Microsoft DAO Treiber 3.x
Wählen Sie zunächst Organisation > Import
und dort in der Hierarchie Datenbanken >
Externe Treiber > Desktop Datenbanken.
Nun klicken Sie zweimal hintereinander auf
Weiter >, es der Vorschau-Dialog. Über den
Button Durchsuchen erreichen Sie nun den
Dialog Tabelle öffnen unserer DatenbankSchnittstelle.
Um nun einen externen Treiber nutzen zu können, müssen Sie zunächst eine sog.
Connection (engl. „Verbindung“) zu der
gewünschten Datenbank aufbauen. Klicken
Sie dazu auf den Button BDE-Admin.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Im nun erscheinenden BDE-Administrator
können Sie die eben angesprochene Connection anlegen. Klicken Sie dazu im Menü Objekt
auf Neu.
Wählen Sie als Datenbankformat MSACCESS
(Microsoft Access) aus und klicken Sie auf OK.
Zurück im BDE-Administrator erscheint eine
neue Connection, in diesem Fall
MSACCESS1, wählen Sie diese nun in der
Auswahl an. Da dieser vorgegebene Name
nicht sehr aussagekräftig ist, sollten Sie der
Connection über den Menü Objekt>
Umbenennen einen passenden Namen (z.B.
„Adress Plus 8.0“) zuweisen.
Nun können Sie rechts unter DATABASE
NAME die gewünschte Datenbank-Datei mit
Hilfe eines Dateiauswahl-Dialoges auswählen.
Klicken Sie dazu einfach auf den Button „...“.
Sind alle oben beschriebenen Einstellungen
gemacht, können Sie den BDE-Administrator
über Objekt > Beenden schließen und zum
address manager Dialog Tabelle öffnen
zurückkehren.
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Nach einem Klick auf den Button Aktualisieren
erscheint in der Liste Datenbank die soeben
angelegte Connection, auf deren Tabellen Sie
nun zugreifen können. Über einen Klick auf OK
gelangen Sie zurück in den Import-Assistenten
und können die zu importierenden Daten dort
wie gewohnt weiter bearbeiten.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Beispiel 4 – Import einer Adress Plus 8 Datenbank
Hinweis: Der Import von cobra Adress Plus 8 Datenbank, die intern auf dem Microsoft Access-Format (JETEngine) aufbaut, ist ausschließlich über native Treiber, also die Borland Database Engine möglich.
Voraussetzungen:
BDE (Borland Database Engine)
Microsoft DAO Treiber 3.x
Wählen Sie zunächst Organisation > Import
und dort in der Hierarchie Applikationen >
Adressen- und Kontaktmanagement> Cobra
Adress Plus> Adress Plus 8.0.
Nun klicken Sie auf Weiter >, es erscheinen
einige wichtige Informationen zum Import von
Adress Plus Datenbanken. Klicken Sie erneut
auf Weiter >, Sie gelangen in den VorschauDialog. Über den Button Durchsuchen erreichen Sie nun den Dialog Tabelle öffnen
unserer Datenbank-Schnittstelle.
…
Nun folgen Sie bitte den Anweisungen aus
dem Beispiel 3 – „Import einer AccessDatenbank über Direktzugriff“
Hinweis: Die Adress Plus 8.0 Datenbanken
befinden sich in der Regel im Unterverzeichnis
Daten des Adress Plus
Installationsverzeichnisses. Bitte beachten Sie,
dass die Dateiendung entgegen dem sonst
üblichen .mdb hier .adr lautet.
Sind alle oben beschriebenen Einstellungen
gemacht, können Sie den BDE-Administrator
über Objekt > Beenden schließen und zum
address manager Dialog Tabelle öffnen
zurückkehren.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Nach einem Klick auf den Button Aktualisieren
erscheint in der Liste Datenbank die soeben
angelegte Connection, auf deren Tabellen Sie
nun zugreifen können. Über einen Klick auf OK
gelangen Sie zurück in den Import-Assistenten
und können die zu importierenden Daten dort
wie gewohnt weiter bearbeiten.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Beispiel 5 – Import einer Datenbank über einen SQL-Server
Voraussetzungen:
BDE (Borland Database Engine)
ODBC Treiber für SQL Server
Wählen Sie zunächst Organisation > Import
und dort in der Hierarchie Datenbanken >
Externe Treiber > Client/Server.
Nun klicken Sie zweimal hintereinander auf
Weiter >, es der Vorschau-Dialog. Über den
Button Durchsuchen erreichen Sie nun den
Dialog Tabelle öffnen unserer DatenbankSchnittstelle.
Um nun einen externen Treiber nutzen zu können, müssen Sie zunächst eine sog.
Connection (engl. „Verbindung“) zu der
gewünschten Datenbank aufbauen. Klicken
Sie dazu auf den Button ODBC-Admin und
wählen im nun erscheinenden Dialog die Karte
Benutzer-DSN aus.
Klicken Sie nun auf Hinzufügen, um eine neue
Connection anzulegen. Bitte beachten Sie,
dass selbst wenn (wie hier im Screenshot)
bereits ein Punkt „Microsoft AccessDatenbank“ verfügbar ist, Sie dennoch eine
neue Connection speziell für Ihre Datenbank
anlegen müssen.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Wählen Sie „SQL-Server“ und klicken Sie auf
den Button Fertig stellen.
Im folgenden Assistenten können Sie die neue
Connection konfigurieren. Geben Sie einen
Namen, eine Beschreibung sowie den gewünschten SQL-Server an. Zumeist werden
Sie letzteren bereits als Vorschlag in der
Auswahlbox finden.
Klicken Sie nun auf Weiter >.
Nun müssen Sie die zur Anmeldung an den
SQL-Server benötigten Login-Daten angeben,
je nach Wunsch auf Basis der Windows NTAuthentifizierung oder direkter Eingabe der
Benutzer-Daten.
Die entsprechenden Logins
Klicken Sie nun auf Weiter >.
Wählen Sie nun aus der Liste die gewünschte
Datenbank aus und aktivieren Sie die gewünschten Optionen, die in der Regel schon
korrekt vorgegeben sind. Sollten Sie hier Probleme oder Fragen haben, wenden Sie sich
bitte an Ihren betreuenden Systemverwalter.
Klicken Sie nun auf Weiter > und im anschließend erscheinenden Dialog auf Fertig
stellen.
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So geht's: Import von Daten in den address manager
Nun wird Ihnen eine Übersicht der neuen Connection angezeigt.
Klicken Sie auf Datenquelle testen um die
neue Connection zu überprüfen; klicken Sie
auf OK, um den Assistenten abzuschließen
und zum address manager Dialog Tabelle öffnen zurückzukehren.
Nach einem Klick auf den Button Aktualisieren
erscheint in der Liste Datenbank die soeben
angelegte Connection, auf deren Tabellen Sie
nun zugreifen können. Über einen Klick auf OK
gelangen Sie zurück in den Import-Assistenten
und können die zu importierenden Daten dort
wie gewohnt weiter bearbeiten.
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