Zakelijke gedragscode

Commentaren

Transcriptie

Zakelijke gedragscode
Zakelijke
gedragscode
Inhoud
Inleiding1
Onze integriteit beschermen 2
Toepasselijkheid en naleving 2
Acquisities2
Minderheidsbelangen, joint ventures en deelnemingen 2
Schending van de Code13
Interne audit 3
Compliance & Ethics 3
Duurzaamheid binnen de Groep 3
Verantwoord zakendoen 4
Tegenstrijdige en externe belangen 4
Mededingingswet5
Omkoping en corruptie voorkomen 6
Fraude7
Bescherming van fysiek en intellectueel eigendom 7
Leningen aan werknemers 8
Administratie en archief 8
Witwassen voorkomen 8
Informatietechnologie9
Gegevensbescherming
10
Vertrouwelijke informatie, voorkennis en aandelenhandel
10
Omgang met klanten, leveranciers en de samenleving11
Onze klanten
Onze leveranciers
Derden en zakelijke partners inschakelen
Faciliterende betalingen
Entertainment en geschenken geven en ontvangen Politieke bijdragen
Donaties aan goede doelen en de samenleving Omgang met overheden en toezichthoudende instanties
Externe communicatie en media
Sociale media
11
11
12
13
13
14
11
15
15
16
16
Mensen rechtvaardig en met respect behandelen
17
Maatschappelijk beleid Wervingsbeleid
Personeelsbeleid Probleem melden
17
18
18
18
Veiligheid, gezondheid en milieu
20
Gezondheid en veiligheid
Medicijnen, verdovende middelen en alcohol
Milieu
20
21
21
Bijlage 1 - Probleem melden - hotline-informatie 22
Bijlage 2 - Ons beleid 23
Register24
Inleiding
CRH is een toonaangevende onderneming met diverse bedrijven actief op het gebied van
bouwmaterialen en bevindt zich in die sector wereldwijd in de top vijf. Sinds 1970 hebben
we ons ontwikkeld van een voornamelijk Iers bedrijf tot een belangrijke internationale speler.
Daar zijn we trots op, evenals op de kernwaarden die we hanteren: integriteit, eerlijkheid
en respect voor de wet. In ons streven om onze strategie — “Performance and Growth” —
ten uitvoer te brengen en onze mondiale aanwezigheid op diverse gebieden verder uit te
breiden, zullen we strak vast moeten houden aan deze principes.
Onze vernieuwde zakelijke gedragscode (de “Code”) stelt heldere richtlijnen ten aanzien van
het hanteren van deze normen. Daardoor zijn we in staat om niet alleen onze integriteit te
waarborgen en op een verantwoorde manier zaken te blijven doen, maar ook om ethisch
zakendoen voorop te stellen in relatie tot onze klanten, leveranciers en de gemeenschappen
waarin we actief zijn, om al onze mensen met respect te behandelen en om onze
verantwoordelijkheden op het gebied van gezondheid, veiligheid en het milieu serieus te
nemen.
De Code is bedoeld als een verklaring van goed gedrag in de praktijk. De Code is niet
allesomvattend en kan dan ook wellicht aangevuld worden met meer gedetailleerde
procedures en beleid. Als u twijfelt over wat u in een bepaalde situatie te doen staat of
wanneer u meent dat de Code geschonden is, vraag dan gerust om raad of bel onze hotline.
Nadere informatie hierover vindt u in deze Code.
De boodschap voor ons allemaal is duidelijk: er bestaat nooit een geldige zakelijke reden om
het verkeerde te doen. We kunnen ons succes als onderneming en uitstekende reputatie
alleen laten voortduren als we onze kernwaarden hoog houden. Ik dank u hartelijk voor uw
persoonlijke inzet voor ons gemeenschappelijk doel: zorgen dat CRH integer voorop blijft
lopen.
Myles Lee
Chief Executive Officer van CRH plc
Dublin, Ierland
februari 2012
1
Onze integriteit beschermen
“Er bestaat nooit een
geldige zakelijke reden om
het verkeerde te doen.”
Toepasselijkheid en naleving
De zakelijke gedragscode van CRH (de “Code”)
heeft betrekking op individuele plichten en
verantwoordelijkheden, en is van toepassing
op alle werknemers van alle bedrijven
van de Groep. Hieronder worden verstaan
alle werknemers met een vast of tijdelijk
contract, op parttime- of fulltimebasis. Onder
werknemers worden binnen de context van
de Code ook verstaan leden van de Raad van
Bestuur, toezichthoudende directieleden,
managers en leidinggevenden van de
bedrijven. Elke manager binnen de Groep heeft
de verantwoordelijkheid om deze richtlijnen
te volgen en te implementeren. Daarnaast is
het de verantwoordelijkheid van elk bedrijf
en elke werknemer om zich aan de specifieke
wetgeving en gewoonten te houden die van
toepassing zijn op de desbetreffende branche
of die gelden in de jurisdictie waarin het bedrijf
en de werknemer actief zijn.
Onder de Groep wordt verstaan alle bedrijven
waarvan CRH direct of indirect meer dan 50%
van de aandelen bezit.
Managers zijn niet bevoegd om een
werknemer aan te zetten tot het begaan van
een onethische of illegale daad. Niemand
kan een dergelijke daad rechtvaardigen door
te zeggen dat hij of zij handelde in opdracht
van een persoon met een hogere functie. Wij
zullen alle werknemers helpen om zich aan
deze Code te houden en zullen hun waar nodig
ondersteuning bieden om te voorkomen dat
deze principes in gevaar komen. Indien nodig
zullen trainingen worden georganiseerd om
de werknemers inzicht te verschaffen in hun
plichten en verantwoordelijkheden.
2
De toepassing van de Code is onderhevig aan
alle beperkingen en rechten die voortvloeien
uit de wetten in elk van de jurisdicties waarin
de Groep actief is. Waar ten gevolge van lokale
gebruiken, normen, wetten of regels een
verschil bestaat tussen de Code en de lokale
wetgeving, dient u datgene toe te passen wat in
de Code of de wet wordt gesteld als de hoogste
gedragsnorm.
In onze gedecentraliseerde structuur berust de
primaire verantwoordelijkheid voor de naleving
van onze Code in de afzonderlijke bedrijven bij
de lokale directeur van het bedrijf en de divisie
waarvan het bedrijf deel uitmaakt.
Elk jaar evalueren de managementteams
van elk bedrijf de werking van de Code.
Hiervan dient aantekening te worden
gemaakt in de officiële notulen van het
bedrijf. De desbetreffende directeur bevestigt
bovendien door middel van ondertekening de
operationele status van de Code in het bedrijf.
Acquisities
Als Groep die sterk op groei is gericht,
nemen we jaarlijks vele bedrijven over. Bij het
overgenomen bedrijf dient zo snel mogelijk een
programma ter implementering van de Code
te worden opgezet. Deze implementatie dient
op pragmatische wijze en tevens met respect
voor de cultuur ter plaatse te geschieden.
Al bij het due diligence-proces dat aan de
acquisitie voorafgaat, dienen het zakelijke
gedrag en de ethische aspecten binnen de over
te nemen onderneming zorgvuldig te worden
geëvalueerd en dienovereenkomstig te worden
vastgelegd in de overnamedocumenten of de
aandeelhoudersovereenkomst.
Minderheidsbelangen, joint
ventures en deelnemingen
In die gevallen waarin CRH samen met een
minderheidsbelang van een ander zeggenschap
uitoefent — m.a.w. een dochteronderneming
waarin CRH niet alle aandelen bezit maar wel
alleen zeggenschap heeft— zullen we onze
normen, procedures en beleid direct toepassen.
Deze voorwaarde dient te zijn opgenomen in
de aandeelhoudersovereenkomst.
In het geval van een joint venture — m.a.w.
waar CRH gedeelde zeggenschap heeft
— of een deelneming — m.a.w. waar CRH
aanzienlijke invloed uitoefent op de financiële
en operationele besluitvorming — zullen
we proberen om onze partners dusdanig
te beïnvloeden dat ze normen, procedures
en beleid overnemen die overeenstemmen
met, of ten minste even zorgvuldig zijn
als de onze. In alle gevallen dient in de
aandeelhoudersovereenkomst te zijn
opgenomen, wat hierover is overeengekomen.
Schending van de Code
De richtlijnen die in deze Code staan vermeld,
zijn van toepassing op elke individuele
werknemer en hebben betrekking op diens
plichten en verantwoordelijkheden binnen
het bedrijf waarbij hij of zij in dienst is. Tegen
een werknemer die de Code schendt, kunnen
door het bedrijf waarbij deze persoon in
dienst is conform de lokale wetgeving en
overeengekomen procedures disciplinaire
maatregelen worden ondernomen.
Indien eerdergenoemde schending ook
een overtreding van de wet inhoudt, kan
de werknemer zowel civielrechtelijk als
strafrechtelijk vervolgd worden.
Internal audit
De Groep beschikt over een afdeling Internal
Audit die onafhankelijke controles van de
interne bestuurlijke en financiële afdelingen
uitvoert. Internal Audit controleert ook of een
aantal aspecten uit deze Code wordt nageleefd.
Een handvest, waarin de rol en de
verantwoordelijkheden van de afdeling Internal
Audit worden beschreven, is goedgekeurd door
de Audit Committee van de Raad van Bestuur
van CRH. Conform dit handvest moeten de CRHbedrijven volledige medewerking verlenen aan
Maeve Carton, Finance Director
het Internal Audit-team.
Het hoofd van Internal Audit heeft een directe
lijn naar de Chief Executive Officer van de CRH
Groep, maar rapporteert officieel aan de Audit
Committee van CRH plc.
Compliance & Ethics
De Groep beschikt over een afdeling
Compliance & Ethics (Naleving & Ethiek)
waarvan het hoofd verantwoordelijk is voor
de algehele strategie, richting en uitvoering
van het Compliance & Ethics-programma. Per
land zijn Country Compliance Coordinators
benoemd om dit proces op nationaal niveau te
coördineren.
Het hoofd van Compliance & Ethics heeft een
directe lijn naar de Chief Executive Officer van
de CRH Groep, maar rapporteert officieel aan
de Audit Committee van CRH plc.
Duurzaamheid binnen de Groep
De Groep beschikt tevens over een
Sustainability Team (Duurzaamheidsteam) dat
het beleid van de Groep op het gebied van
veiligheid, gezondheid, milieu en maatschappij
bewaakt (“CRH Health and Safety policy”, “CRH
Environmental policy” and “CRH Social policy”).
Het team evalueert jaarlijks op gedetailleerde
wijze de prestaties van elk operationeel bedrijf
op het gebied van veiligheid, gezondheid,
milieu en maatschappij. De Group Sustainability
Manager, die rapporteert aan de Chief
Operating Officer, schrijft jaarlijks een verslag
voor de Raad van Bestuur van CRH plc over de
prestaties op deze gebieden.
Het Executive Management Team: Staand, van links naar rechts: Doug Black (President
& Chief Operating Officer, Oldcastle Inc), Eric Bax (Managing Director CRH Europe
Products & Distribution). Zittend, van links naar rechts: Albert Manifold (Chief
Operating Officer), Henry Morris (Managing Director, Europe Materials) en Mark Towe
(Chief Executive Officer, Oldcastle Inc).
3
Verantwoord
zakendoen
“Wij zullen onze
kernwaarden — integriteit,
eerlijkheid en respect voor
de wet — hoog houden.”
Tegenstrijdige en externe
belangen
Er is sprake van een belangenconflict
wanneer uw persoonlijke belangen of kansen
op voordeel of winst in strijd zijn met de
belangen van de Groep of als dit als zodanig
opgevat kan worden. Onder persoonlijke
belangen van een werknemer worden ook
verstaan de belangen van nauw verwante
personen als bloedverwanten, aangetrouwde
familieleden, goede persoonlijke vrienden en
partners.
Het bestaan van een daadwerkelijk of
vermoedelijk tegenstrijdig belang dient door
nieuwe werknemers direct te worden gemeld.
Werknemers, die reeds in dienst zijn, dienen
hun lijnmanager direct in te lichten als zich
een wijziging in daadwerkelijke of mogelijke
tegenstrijdige belangen voordoet.
De uitzonderingen die hieronder worden
vermeld, zijn uitsluitend toegestaan als
deze expliciet schriftelijk zijn goedgekeurd
door de directeur van het bedrijf waarbij
de werknemer in dienst is, of indien van
toepassing, door de leidinggevende van de
betreffende werknemer.
Toegestane belangen
Onder voorbehoud van de beperkingen die
worden opgelegd door de richtlijn en/of door
enig individueel arbeidscontract, staat het u
vrij om externe activiteiten te ondernemen
mits deze de uitoefening van uw werk niet in
de weg staan noch op enige andere wijze in
strijd zijn met de belangen van de Groep.
4
Financiële belangen
Indien u binnen de Groep belast bent met
de selectie of het aantrekken van klanten
of leveranciers, of u in het kader van uw
functie invloed heeft op deze beslissingen,
een financieel belang heeft bij een klant,
leverancier of concurrent.
Er is geen sprake van een tegenstrijdig belang
indien het financiële belang bestaat uit het
houden van effecten die:
■ zijn genoteerd aan een erkende effectenbeurs of regelmatig op ‘overthe-counter’ -basis via een reguliere
parallelmarkt worden verhandeld, en
■ minder dan 1% van het totale bestaande
effectenpakket van de desbetreffende
klasse bedragen.
Belangen in onroerende goederen
Indien u direct of indirect een belang heeft
in onroerende goederen, pachtgoederen,
patenten of andere rechten waarin ook de
Groep een belang heeft (of waarvan u weet, of
redenen heeft om aan te nemen dat de Groep
er waarschijnlijk een belang in heeft) of dit
belang verder uitbreidt of ontwikkelt.
Agenten van derden
Indien u optreedt als agent namens een derde
partij bij transacties waar de Groep bij is
betrokken.
Nauw verwante personen die onverenigbare
werkzaamheden uitvoeren
Indien u en een nauw verwante persoon
gezamenlijk functies uitoefenen waarbij de
werkzaamheden inzake intern financieel
beheer onvoldoende of niet gescheiden zijn.
Tewerkstelling, salaris en functiewaardering
Indien u bij de tewerkstelling, salariëring of
functiewaardering van een nauw verwante
persoon betrokken bent.
Externe commerciële of hieraan gelieerde
betrokkenheid
Anti-Trust Compliance policy”) op te volgen,
en wel als volgt.
Indien u een betrokkenheid heeft bij een
externe organisatie zoals een klant, een
leverancier van goederen of diensten, of een
concurrent.
U neemt niet deel aan enige vorm van
communicatie (schriftelijk, elektronisch of
mondeling) en u sluit op geen enkele wijze
een contract af of maakt een afspraak, hetzij
impliciet of expliciet, met een concurrent, indien
het doel of gevolg is:
Overige zakelijke belangen
Indien u activiteiten van commerciële
of bestuurlijke aard onderneemt
op management- of directieniveau.
Betrokkenheid bij “non-profit-” of
liefdadigheidsorganisaties valt niet onder
tegenstrijdige belangen.
Mededingingswet
Wij geloven in een vrije, open markt.
Uitgaande van dit principe beseffen wij des
te meer dat wij zowel efficiënt als innovatief
moeten zijn. Wij doen er alles aan om de
mededingingswetten te respecteren die
van toepassing zijn in de landen waarin wij
aanwezig zijn. Alle bedrijven van CRH dienen
minimaal het CRH-beleid ten aanzien van
mededingingswetgeving (“CRH Competition/
■ het vaststellen, stabiliseren of reguleren van
prijzen, kredietvoorwaarden, kortingen of
acties;
■ het toewijzen van contracten, markten,
klanten of rayons;
■ het boycotten van klanten of leveranciers;
■ het afzien van de productie of verkoop
van een product of service of het beperken
hiervan.
U dient ervoor te zorgen dat wij geen
commerciële strategieën hanteren die mogelijk
in strijd zijn met de mededingingswetgeving
op het gebied van misbruik van een dominante
positie, dan wel worden gekwalificeerd als een
poging tot misbruik van een dominante positie
of monopolisering.
5
Indien er welke twijfel dan ook bestaat of
een bepaalde wijze van communicatie,
een bepaald contract of een commerciële
strategie toelaatbaar is in de context van het
mededingingsvraagstuk, dient u juridisch advies
in te winnen.
Schending van dit beleid brengt het risico
met zich mee dat ons een aanzienlijke
straf opgelegd wordt in civielrechtelijke,
strafrechtelijke, financiële of andere zin.
Bovendien loopt (lopen) de voor een
dergelijke actie verantwoordelijke persoon
(personen) het risico om civielrechtelijk
en mogelijk strafrechtelijk aansprakelijk
gesteld te worden. Dit kan resulteren in
boetes, gevangenisstraf of ontzegging van
de bevoegdheid om als bestuurder van een
bedrijf op te treden.
U kunt uw managementteam om verdere
ondersteuning en advies vragen. Uw
managementteam zal zich vertrouwd maken
met de toepasselijke wetgeving, ervoor
zorgen dat u aan hierop gerichte training
deelneemt en jaarlijks onze naleving op dit
gebied beoordelen.
Omkoping en corruptie
voorkomen
Wij eisen dat alle transacties met derden
worden uitgevoerd in overeenstemming met
alle relevante wetgeving, met name met de
US Foreign Corrupt Practices Act en de UK
Bribery Act. Alle bedrijven van CRH dienen
minimaal het CRH-beleid ten aanzien van antiomkoping (“CRH Anti-Bribery policy”) op te
volgen, dat als volgt kan worden samengevat:
Wij tolereren geen enkele vorm van omkoping.
Wanneer u handelt namens CRH is het u ten
strengste verboden om steekpenningen aan
te bieden, te betalen, te accepteren of erom te
verzoeken. Externe en interne omkooprisico's
zullen regelmatig en systematisch worden
beoordeeld, en adequate, op de risico's
6
gebaseerde procedures zullen worden ingesteld
om omkoping te voorkomen, waaronder de
volgende:
■ Er bestaan financiële en commerciële
controlemechanismen om het risico van
corrupte betalingen te minimaliseren
door bijvoorbeeld het bijhouden van een
complete, nauwkeurige administraties en
dossiervorming.
■ Alle relevante werknemers en andere
belangrijke belanghebbenden krijgen nadere
toelichting en training, die aansluit bij hun
activiteiten en de bijbehorende risico's.
■ Het risico van aansprakelijkheid bij
overdrachten c.q. overnames van bedrijven
of bedrijfsonderdelen wordt beperkt
door voorafgaand aan de overname of
het aangaan van een joint venture een
uitgebreide en doeltreffende due diligence
uit te voeren; ook worden overgenomen
bedrijfsonderdelen zo geïntegreerd dat deze
voldoen aan onze procedures en ons beleid op
het gebied van anti-omkoping en –corruptie.
■ Onze zakelijke partners (zoals
verkoopagenten, bedrijfsadviseurs en
tussenpersonen, verkoopdistributeurs,
lobbyisten en partners – waaronder joint
venture partners voor de korte en lange
termijn – die namens ons aanbestedingen
voor nieuwe contracten of de verlenging
van bestaande contracten zekerstellen,
voorbereiden of hierover onderhandelen)
werken in overeenstemming met de
toepasselijke lokale en internationale
wetgeving op het gebied van anti-omkoping
en -corruptie.
■ Onze richtlijnen en beleid worden naar alle
relevante werknemers en zakelijke partners
gecommuniceerd.
Wij eisen daarnaast naleving van de
wetgeving inzake anti-omkoping- en
-corruptie op de volgende specifieke
risicogebieden (die in meer detail worden
behandeld in de relevante hoofdstukken van
deze Code):
■ Geschenken en vermaak
■ Politieke bijdragen
■ Donaties aan goede doelen en de
samenleving
■ Zakelijke partners
■ Faciliterende betalingen
Bij niet-naleving van dit beleid, hetzij
opzettelijk, hetzij door nalatigheid, zullen
vergaande disciplinaire maatregelen worden
genomen, met inbegrip van ontslag en/of
opzegging van relevante contracten.
De naleving van dit beleid zal worden
gecontroleerd en regelmatig geëvalueerd, om
te zorgen dat de anti-omkopingprocedures en
controlemaatregelen goed functioneren.
Fraude
Fraude is opzettelijk bedrog of illegaal,
onethisch, oneerlijk of ongepast gedrag dat
kan resulteren in winst of voordeel voor u
en in schade of verlies voor het bedrijf of
een andere partij. Het plegen van fraude
is een fundamentele schending van onze
kernwaarde eerlijkheid en we behandelen
fraude als een bijzonder ernstige schending
van de regels. Alle bedrijven van CRH dienen
minimaal het antifraudebeleid van CRH (“CRH
Anti-Fraud Policy”) op te volgen, dat het
volgende bepaalt:
Wij tolereren geen fraude en eisen dat u te
allen tijde de hoogste normen ten aanzien
van eerlijkheid en fatsoen aan de dag legt. Het
management van elk bedrijf dient afdoende
controlemaatregelen te nemen die ervoor
zorgen dat het risico van fraude adequaat wordt
vastgesteld, bewaakt en verkleind. Verdenking
van fraude of daadwerkelijke fraude dient te
worden gemeld via de daarvoor aangewezen
kanalen, waaronder de 'hotline'. Dit is een
meertalige, onafhankelijke dienst waar u in uw
eigen taal en zonder angst voor represailles
problemen kunt melden.
Ieder geval van fraude zal worden onderzocht.
Schade die resulteert uit de fraude zal worden
verhaald en tegen werknemers die fraude
plegen of medeplichtig aan fraude zijn, zullen
vergaande disciplinaire maatregelen worden
genomen. Dit beleid wordt bovendien
regelmatig geëvalueerd, om te zorgen dat de
antifraudeprocedures en controlemaatregelen
goed functioneren.
Bescherming van fysiek en
intellectueel eigendom
Wij dienen er allen voor te zorgen dat de
bedrijfsmiddelen en financiële middelen van
het bedrijf uitsluitend en op de juiste manier
worden gebruikt voor het doel waarvoor
deze bestemd zijn. Onder bedrijfsmiddelen
worden verstaan panden, apparatuur,
financiële voorzieningen, handelsgeheimen
en andere concurrentiegevoelige informatie
van het bedrijf, patenten, handelsmerken,
computerhardware en -software. Speciale
7
aandacht dient te worden besteed
aan het voorkomen van diefstal van
financiële middelen en verwaarlozing van
bedrijfsmiddelen als gevolg van onjuist of
onoordeelkundig gebruik. Dit is ook van
toepassing op intellectueel eigendom en
vertrouwelijke informatie. Deze mag niet
buiten het bedrijf worden bekendgemaakt,
tenzij dit uitdrukkelijk is goedgekeurd.
Leningen aan werknemers
Wij lenen uit onze middelen geen geld aan
werknemers of gelieerde personen behalve in
uitzonderlijke omstandigheden, wanneer dit
in het belang is van de Groep en conform de
vastgestelde richtlijnen.
Administratie en archief
Alle bedrijven van de Groep moeten een
efficiënt archiefbeleid voor documenten
hanteren, dat voldoet aan alle wettelijke
vereisten (waaronder die van de
bewaartermijnen).
De financiële directeuren van het bedrijf
rapporteren direct aan hun lokale directeur,
maar dienen ook indirect te rapporteren
en verantwoording af te leggen over
administratieve en bestuurlijke zaken aan
de financieel directeur van hun divisie en
uiteindelijk aan de financieel directeur van de
Groep.
Witwassen voorkomen
De geconsolideerde jaarverslagen van CRH plc
worden opgesteld conform de International
Financial Reporting Standards (IFRS) zoals
vastgesteld door de Europese Unie. Daarnaast
valt CRH als beursgenoteerd bedrijf in de
Verenigde Staten onder de bepalingen van
de Sarbanes-Oxley Act. In het kader van deze
wet dienen we jaarlijks de effectiviteit van het
interne controlesysteem te evalueren.
Mensen die betrokken zijn bij drugshandel,
vervalsen, terrorisme, diefstal enz., maken
regelmatig gebruik van legitieme bedrijven om
hun illegaal verkregen geld 'wit te wassen'. De
meeste landen beschikken nu over wetgeving
om het witwassen van geld tegen te gaan.
Voor banken gelden meldingsregels zoals
de identificatieplicht in geval van contante
transacties boven een bepaald bedrag.
Wij dienen er zelf voor zorg te dragen dat
onze administratieve afdelingen volgens
de hoogste norm werken en dat de boeken
worden bijgehouden overeenkomstig de
lokale wetgeving, relevante administratieve
standaarden en de richtlijnen van de CRH
Groep.
Wij dienen ervoor te waken dat onze bedrijven
niet worden misbruikt als route om geld
wit te wassen. In dit geval wordt onder geld
verstaan: contanten, reischeques, postwissels
of betalingen vanaf rekeningen van derden.
Dossiers en archiefstukken, op papier of
elektronisch, vormen een essentieel onderdeel
van het zakendoen en dienen dan ook op een
veilige plaats te worden bewaard. Los van
de algemene noodzaak voor een bedrijf om
documenten bij te houden, vereist de lokale
wetgeving mogelijk dat bepaalde documenten
gedurende een specifieke periode moeten
worden bewaard. Documenten die een rol
zouden kunnen spelen bij een mogelijke
juridische vervolging of onderzoek, dienen
8
als zodanig aangemerkt te worden, moeten
bewaard worden en mogen nooit gewijzigd of
vernietigd worden.
Als een persoon met CRH zaken wil doen en
op een dergelijke manier de facturen wenst te
voldoen, dient te worden nagegaan of deze
persoon betrouwbaar is. Ken uw klant! Als u
constateert dat een transactie ongebruikelijk of
twijfelachtig is, dient u dit onder de aandacht
te brengen van uw lokale managementteam,
dat op zijn beurt de Finance Director van het
bedrijf moet inlichten.
Informatietechnologie
De efficiënte werking en beveiliging van onze
computerapparatuur is essentieel voor een
probleemloze bedrijfsuitoefening. Om dit
doel te bereiken moeten beleidsmaatregelen
worden genomen, die ten minste de
bepalingen van het beleid van de CRH
Groep inzake IT-beveiliging (“CRH Group
IT Security policy”) dienen te bevatten.
Zorg dat u speciale aandacht geeft aan
instructies voor het maken van back-ups,
antivirusbescherming, toegangscodes en upto-date systeemondersteuning.
Onze informatiesystemen, waaronder alle
computers en gerelateerde apparatuur,
software, e-mailsystemen, wachtwoorden
en opgeslagen gegevens, blijven te allen
tijde eigendom van het bedrijf. Als zodanig
hebben werknemers privacyrechten
voor zover dat wettelijk is vereist, maar
niet meer dan dat, wanneer zij dergelijke
informatiesystemen en apparatuur
gebruiken. Deze informatiesystemen zijn
bedrijfsmiddelen die ter beschikking worden
gesteld door het bedrijf ter ondersteuning
van de bedrijfsuitoefening. Dergelijke
informatiesystemen dienen dan ook gebruikt
te worden voor legitieme zakelijke doelen
in overeenstemming met het beleid van het
desbetreffende bedrijf.
De systemen mogen nooit worden gebruikt
op een manier die onwettig, aanstootgevend,
ontwrichtend of schadelijk voor andere
mensen is. Het maken, openen, weergeven,
opslaan of verzenden van seksueel getinte
beelden of berichten is strikt verboden.
Hetzelfde geldt voor materiaal dat racistisch
of ethisch kwetsend is of enig ander gedrag
dat in strijd is met het beleid van het bedrijf
inzake het voorkomen van discriminatie en/
of pesterij.
Wij kopen dikwijls software van externe
leveranciers waarop auteursrecht is gevestigd
en die het eigendom van de maker blijft.
U mag geen gebruik maken van illegaal
verkregen, onjuist of niet gelicentieerde
software, aangezien dit kan leiden tot
juridische vervolging van u en het bedrijf.
9
Gegevensbescherming
Als Groep verzamelen wij grote hoeveelheden
informatie, zowel op papier als in elektronische
vorm. De meeste informatie bevindt zich bij
de afzonderlijke werkmaatschappijen. Deze
informatie omvat onder andere gegevens
met betrekking tot klanten en leveranciers en
persoonsgegevens van huidige en voormalige
werknemers.
U dient buitengewone zorgvuldigheid te
betrachten met betrekking tot correct gebruik,
opslag en overdracht van deze informatie. U
dient zich te houden aan de lokale wetgeving
en elk bedrijf van de Groep dient zich, indien dit
vereist is, aan te melden bij de desbetreffende
instantie voor gegevensbescherming.
Vertrouwelijke
informatie, voorkennis en
aandelenhandel
Het is mogelijk dat u tijdens uw werk de
beschikking krijgt over vertrouwelijke
informatie over de activiteiten van ons
bedrijf. Deze vertrouwelijke informatie mag
niet worden gedeeld met anderen, binnen
of buiten het bedrijf, die niet bevoegd zijn
om deze informatie te ontvangen. U mag
aan buitenstaanders geen vertrouwelijke
gegevens bekend maken, zoals vakgeheimen,
processen, handleidingen inzake beleid
en procedures, marketingplannen,
verkoopinformatie, overzichten van of
informatie over klanten, prijsinformatie of
financiële gegevens tenzij dit in het kader van
de uitoefening van uw functie vereist is. Ook
is het niet toegestaan dat een voormalige
werknemer dergelijke vertrouwelijke
informatie gebruikt of openbaar maakt
nadat zijn of haar dienstverband is
beëindigd. Er dient rekening mee te worden
gehouden dat op dergelijke gegevens de
bepalingen van de lokale wetgeving inzake
gegevensbescherming van toepassing
kunnen zijn.
De aandelen van CRH plc hebben een
10
primaire notering aan de London Stock
Exchange en een secundaire notering aan
de Dublin Stock Exchange. De American
Depository Shares van het bedrijf zijn
genoteerd aan de New York Stock Exchange.
Vanwege de regels van de effectenbeurzen
dienen beursgenoteerde bedrijven de Model
Code van de NYSE na te leven. Deze omvat
beperkingen ten aanzien van het handelen
in CRH-aandelen door bepaalde werknemers
of personen die aan dergelijke werknemers
gelieerd zijn. Niet-openbare informatie
of voorkennis die is verkregen door een
werknemer, mag niet worden aangewend
voor persoonlijk gewin door de werknemer of
door derden als gevolg van hun relatie met de
werknemers.
Ons beleid (“CRH Shares and Securities
Dealing Policy”) ten aanzien van het
handelen in aandelen en effecten (dat de
koop, verpanding van aandelen, schuldpapier
en derivaten, en het uitoefenen van
aandelenopties omvat) is bedoeld om te
voldoen aan de Code en stelt met name het
volgende:
Het is u, of aan u gelieerde personen niet
toegestaan om te handelen in op de openbare
markt verhandelde effecten van CRH of van een
ander bedrijf terwijl u beschikt over voorkennis,
d.w.z. informatie van specifieke aard die niet
openbaar is gemaakt en die, indien deze wel
openbaar was gemaakt, waarschijnlijk de koers
van die effecten aanzienlijk zou beïnvloeden.
CRH dient ook de wetgeving ten aanzien van
marktmisbruik na te leven. Deze verplicht
beursgenoteerde ondernemingen om te
registreren welke werknemers toegang hebben
tot vertrouwelijke informatie.
Niet-naleving van dit beleid zal worden
beschouwd als een zeer ernstige zaak en dit
zal volledig worden onderzocht. Indien van
toepassing zullen disciplinaire maatregelen
worden genomen. U dient te bedenken dat
in veel jurisdicties de handel in aandelen met
voorkennis of het delen van voorkennis een
strafbaar feit is.
De omgang met klanten,
leveranciers en de
samenleving
“Wij verplichten ons
ertoe om ten aanzien van
bedrijfsethiek de hoogste
normen te hanteren,
met iedereen met wie we
zakendoen en waar dan
ook.”
Onze klanten
Het succes van onze bedrijfsstrategieën
berust in grote mate op de ondersteuning
van onze klanten. Het is van groot belang
dat wij met onze klanten wederzijds goede
commerciële partnerschappen aangaan en
in stand houden. Deze partnerschappen
dienen te zijn gebaseerd op rechtvaardigheid,
eerlijkheid en vertrouwen.
Wij verplichten ons ertoe en dragen ook de
verantwoordelijkheid om onze goederen
en diensten te leveren overeenkomstig alle
toepasselijke wetten inzake veiligheid en
gezondheid alsmede de eisen die worden
gesteld aan productinformatie. Mocht
u vragen hierover hebben, dan kan uw
leidinggevende of manager u advies geven.
De promotie van en advertenties voor
de producten moeten altijd op feiten
gebaseerd zijn en moeten op een eerlijke
en redelijke wijze gepresenteerd worden.
Wij mogen ons niet schuldig maken aan
onjuiste opmerkingen of commentaren over
concurrenten of hun productassortiment.
Onze leveranciers
Onze leveranciers zijn in belangrijke mate
bepalend voor de prestaties van ons bedrijf.
Wij verwachten van hen dat ze kwaliteit
leveren en innovatief en efficiënt zijn
zodat wij waar voor ons geld krijgen. Wij
verwachten ook van onze leveranciers dat
zij zich aan de wet houden en op een nette,
ethisch verantwoorde manier werken. Van
onze kant streven wij ernaar een goede
partner te zijn door rechtvaardig en eerlijk
te zijn. Gezien de aard van onze producten
en onze bedrijfsorganisatie gebeuren de
meeste leveringen lokaal aan onze vele
vestigingen. Met het oog daarop ligt de
verantwoordelijkheid voor het onderhouden
van de relatie met onze leveranciers bij het
managementteam van het lokale bedrijf.
11
Wij dienen ons minimaal te houden aan onze
ethische gedragscode voor inkoop (“CRH
Ethical Procurement Code”), die vereist dat:
onze hoofdleveranciers op ethisch verantwoorde
manier zaken doen en de gewenste normen
hanteren ten aanzien van lokale wetgeving
inzake mensenrechten, gezondheid en
veiligheid, zorg voor het milieu, antiomkoping en anti-corruptie. Wij moeten ook
speciale aandacht besteden aan de inkoop,
direct of indirect, van producten in of uit
ontwikkelingslanden. Wij kopen dan ook alleen
in bij leveranciers die:
■ binnen hun invloedssfeer de bescherming
van de mensenrechten ondersteunen en
respecteren;
■ de vrijheid van vereniging respecteren en het
recht op collectieve onderhandelingen van
alle werknemers daadwerkelijk erkennen;
■ elke vorm van dwangarbeid, verplichte arbeid
en kinderarbeid verhinderen;
■ het principe van gelijke behandeling bij
de werving en selectie van werknemers
ondersteunen;
12
■ ten minste voldoen aan alle toepasselijke
wetgeving op het gebied van gezondheid
en veiligheid en voortdurend werken aan
verbetering door toepassing van ‘best
practices’ binnen de branche;
■ ten minste voldoen aan alle toepasselijke
milieuwetgeving en een proactieve aanpak
van de milieuproblematiek ondersteunen;
■ voldoen aan alle relevante wetgeving op het
gebied van anti-omkoping en anti-corruptie
bij hun zakelijke transacties met CRH.
Wij zorgen er door middel van gesprekken
en inspecties voor dat hoofdleveranciers in
erkende risicolanden aan deze eisen voldoen.
Derden en zakelijke partners
inschakelen
Het is in het bedrijfsleven een normale
gang van zaken om gebruik te maken
van de diensten van verkoopagenten,
bedrijfsadviseurs en tussenpersonen,
verkoopdistributeurs, lobbyisten en andere
partners, waaronder joint venture partners
voor de korte en lange termijn (gezamenlijk
“zakelijke partners” genoemd). Zij treden
namens ons op bij aanbestedingen van
nieuwe contracten of de verlenging
van bestaande contracten, wanneer
het noodzakelijk en gepast is om onze
eigen kennis van bepaalde markten en
onderwerpen aan te vullen. Om het bedrijf
echter te beschermen tegen illegale of
corrupte betalingen of tegen het risico dat
dergelijke betalingen namens ons worden
gedaan, vereist ons anti-omkopingsbeleid het
volgende:
■ Bepaalde voorgeschreven due diligenceprocedures moeten worden gevolgd om te
zorgen dat onze zakelijke partners dezelfde
ethische zakelijke normen hanteren als wij.
■ Er dient schriftelijk een regeling met
bepalingen inzake anti-omkoping te worden
overeengekomen.
■ De vergoeding die aan een zakelijke partner
wordt betaald, staat in verhouding tot
de legitieme diensten die zijn verleend, is
goedgekeurd, is correct geadministreerd en
wordt betaald met een cheque of via een
bankoverschrijving (d.w.z. niet in contanten,
tenzij het om een klein bedrag gaat en dit de
enige praktische manier van betalen is) en
die overeenstemt met het overeengekomen
contract.
Faciliterende betalingen
Faciliterende betalingen zijn doorgaans
kleine, onofficiële betalingen om een
routinematige handeling door een ambtenaar
of overheidsfunctionaris te regelen of te
versnellen, bijvoorbeeld bij het verlenen van
een vergunning, een licentie, toestemming
of een immigratievisum, het plannen van
een inspectie in verband met de uitvoering
van een contract, het verlenen van diensten
of het vrijgeven van goederen die door de
douane worden vastgehouden enz. Al naar
gelang het rechtsgebied kunnen dergelijke
betalingen min of meer gangbaar zijn.
Doorgaans staan de gevolgen van het niet
betalen in geen enkele verhouding tot de
geringe betaling waarom wordt verzocht.
Desalniettemin zijn faciliterende betalingen
verboden zoals is uiteengezet in ons antiomkopingsbeleid. Een vergoeding die
wordt betaald voor een erkende, wettelijke
versnelde procedure die openstaat voor
iedereen wordt niet beschouwd als een
faciliterende betaling. Te allen tijde dient
van een dergelijke betaling een betaalbewijs
te worden gevraagd. Een betaling mag ook
worden gedaan als het leven, de veiligheid of
de gezondheid van een persoon op het spel
staat. Dergelijke betalingen dienen vooraf
te worden goedgekeurd door, of indien een
dergelijke goedkeuring onmogelijk is, achteraf
te worden gemeld bij de directeur van het
bedrijf en het hoofd van Group Compliance &
Ethics.
Entertainment en geschenken
geven en ontvangen
Wij beseffen dat het aanbieden en
ontvangen van geschenken en vermaak in
het bedrijfsleven doorgaans een legitieme
bijdrage vormt voor het opbouwen van een
goede zakenrelatie. Wanneer het echter
om geschenken gaat die buiten proportie
of ongepast zijn, kan dit de besluitvorming
vertroebelen. Daarom dient u voorzichtig
te zijn met het aanbieden en ontvangen
van geschenken en vermaak, om enerzijds
zowel uw als onze reputatie te beschermen
tegen beschuldigingen van ongepastheid en
anderzijds te voorkomen dat wetgeving op
het gebied van omkoping wordt overtreden.
Het is niet mogelijk om voor elke situatie
specifieke regels vast te stellen en we beseffen
dat de gewoonten per land en per streek
kunnen verschillen. Elk bedrijf moet daarom
zijn eigen regels opstellen ten aanzien van
geschenken en vermaak, zij het dat deze
minimaal de relevante bepalingen van ons
anti-omkopingsbeleid moeten bevatten,
13
namelijk een verbod op het aanbieden of
aannemen van geschenken of vermaak
wanneer dit de uitkomst van een zakelijke
beslissing zou kunnen beïnvloeden en het gaat
om onredelijke uitgaven die niet te goeder trouw
worden gedaan. De regels moeten tevens de
volgende richtlijnen bevatten:
Geschenken en vermaak zijn in het algemeen
toegestaan indien deze:
■ bescheiden zijn;
■ incidenteel zijn;
■ consistent zijn met de algemene zakelijke
gebruiken;
■ niet stiekem, maar openlijk gegeven worden; en
■ passend zijn voor de gelegenheid.
Bijvoorbeeld:
■ promotionele merkartikelen met een geringe
waarde, zoals pennen, kalenders, T-shirts;
■ vermaak dat wordt aangeboden aan
klanten en leveranciers in het kader van een
bedrijfsbijeenkomst of -evenement;
■ redelijke vergoeding van reis- en verblijfkosten
voor een legitieme zakenreis.
Geschenken en vermaak zijn altijd onacceptabel
indien deze:
■ in strijd zijn met de wet of ethische normen;
■ plaatsvinden in de vorm van contant geld
of equivalenten van contant geld, zoals
tegoedbonnen of aandelen;
■ worden gegeven als reactie op of in de hoop
op een gunstige zakelijke beslissing;
■ in strijd zijn met bekend beleid van de
ontvanger;
■ worden gegeven als reactie op een specifiek
verzoek;
■ beledigend zijn of u of het bedrijf in
verlegenheid zouden brengen indien dit
openbaar bekend wordt.
Alle uitgaven voor geschenken dienen
als zodanig in de administratie van het
bedrijf te worden opgenomen. Indien er
twijfel bestaat of een geschenk of een
14
vorm van vermaak gepast is, dient dit te
worden besproken met de directeur van
het bedrijf. Meer in het bijzonder moeten
geschenken, ongeacht het soort of de waarde
ervan, nooit worden aangeboden aan of
aangenomen van overheidsfunctionarissen,
volksvertegenwoordigers, politici of
politieke partijen zonder de uitdrukkelijke
voorafgaande toestemming van de directeur
van het bedrijf. Uitzonderingen zijn mogelijk
wanneer deze geschenken geringe waarde
hebben en het gebruikelijk is om deze in de
relatiesfeer symbolisch als teken van goede
wil te geven.
Politieke bijdragen
Politieke bijdragen zijn bijdragen die
worden gegeven in contanten of in natura
ter ondersteuning van een politieke zaak,
partij, kandidaat of kwestie. Tot bijdragen
in natura kunnen horen: geschenken in
vorm van het gebruik van eigendommen
of diensten van het bedrijf, reclame- of
promotieactiviteiten ter ondersteuning van
een politieke partij, aanschaf van kaartjes
voor een fondsenwerving evenement of het
gebruik van werktijd van werknemers ter
ondersteuning van een politieke campagne.
De wetgeving ten aanzien van bijdragen
aan politieke partijen is verschillend in de
diverse delen van de wereld. In sommige
rechtsgebieden is het verboden voor
vennootschappen, leveranciers van de
overheid en/of bedrijven die lobbyisten
in dienst hebben geld te schenken aan de
politiek; in andere jurisdicties is vereist dat
dergelijke bedragen openbaar worden
gemaakt. Politieke bijdragen aan of via
politieke partijen, organisaties of personen
die bij de politiek betrokken zijn, mogen niet
worden gegeven als een manier om voordeel
te behalen bij een zakelijke transactie.
Wanneer echter gemeend wordt dat een
politieke bijdrage gepast is, niet bedoeld
is om een zakelijk voordeel te behalen en
het democratisch proces versterkt, kan
de directeur van de divisie een dergelijke
bijdrage schriftelijk goedkeuren, mits
deze in overeenstemming is met de
desbetreffende wetgeving. Alle relevante
uitgaven in dit verband dienen als zodanig
in de administratie van het bedrijf te worden
opgenomen, voorzien van een ontvangst- en/
of betaalbewijs.
Donaties aan goede doelen en
de samenleving
Als maatschappelijk verantwoorde
onderneming stimuleren we onze bedrijven
en werknemers om actief betrokken te zijn
bij goede doelen en deel te nemen aan
initiatieven binnen de lokale samenleving
in de vorm van geldelijke of andere
ondersteuning. Het is niet mogelijk om voor
elke situatie specifieke regels vast te stellen
en we beseffen dat de gewoonten per land
en per streek kunnen verschillen. Elk bedrijf
moet daarom zijn eigen regels opstellen ten
aanzien van donaties aan goede doelen en de
lokale samenleving, zij het dat deze minimaal
voldoet aan de bepaling van ons antiomkopingsbeleid dat donaties alleen mogen
worden gegeven om rechtmatige charitatieve
redenen of redenen van public relations. Een
donatie mag nooit gegeven worden wanneer
er mogelijk sprake is van een belangenconflict
of voor het geval dat de donatie kan worden
gebruikt als voorwendsel voor omkoping. De
regels moeten tevens de volgende richtlijnen
bevatten:
■ Financiële donaties mogen, tenzij het bedrag
in kwestie erg laag is, nooit in contanten
plaatsvinden noch worden overgemaakt naar
de particuliere rekening van een bepaalde
persoon, maar mogen uitsluitend worden
overgemaakt naar de rekening van de
instelling waaraan de donatie wordt gedaan.
■ Donaties mogen nooit plaatsvinden via
derden, zoals klanten of leveranciers.
■ Donaties mogen geen verband houden, of
de indruk wekken verband te houden met de
uitvoering van een zakelijke transactie of actie
van de overheid.
Alle donaties moeten worden goedgekeurd
door de directeur van het bedrijf en als
zodanig in de administratie van het bedrijf
worden opgenomen, voorzien van een
ontvangst- en/of betaalbewijs
Omgang met overheden en
toezichthoudende instanties
Wanneer u te maken heeft met
overheidsfunctionarissen dient u te
voorkomen dat het idee wordt gewekt, dat
de Groep zich niet aan de normen houdt die
15
wij hanteren. Voor overheidsfunctionarissen
gelden vaak strenge regels voor hun omgang
met organisaties uit de private sector,
zoals beperkingen ten aanzien van wat als
geschenk of vermaak aanvaardbaar is. U
dient er bijzonder goed op te letten dat bij de
omgang met overheidsfunctionarissen onze
normen - zichtbaar - hoog worden gehouden.
In bepaalde situaties hebt u wellicht contact
met een overheidsfunctionaris tijdens uw
werk of wordt u gevraagd namens het bedrijf
informatie te verschaffen in verband met
een vraag van of een onderzoek door een
overheidsinstantie of regelgevende instantie.
U dient ervoor te zorgen dat dergelijk
informatie juist is en geschikt is voor het doel.
Fouten of onvolledigheden kunnen onze
reputatie en geloofwaardigheid aantasten,
en zouden zelfs illegaal kunnen zijn. Vraag
altijd om advies voordat u reageert op een
ongebruikelijk verzoek om informatie van een
overheidsinstantie of regelgevende instantie.
Sociale media
We beseffen dat sociale media een steeds
grotere rol zullen gaan spelen in de wereld
van vandaag en zijn van mening dat de sociale
media ook een grotere rol gaan spelen in de
interactie met onze belanghebbenden. Bij het
gebruik van sociale media dient u de volgende
handige richtlijnen in het oog te houden:
■ Wees oplettend en respectvol bij het
gebruik van sociale media. Zorg dat uw
activiteiten stroken met de hoogste
gedragsnormen die wij van ieder van u
verlangen.
■ Maak uw bedoelingen duidelijk en zorg
ervoor dat berichten van persoonlijke aard
u, ons bedrijf of uw collega's geen slechte
naam bezorgen.
Externe communicatie en
media
■ Zorg ervoor dat u geen vertrouwelijke of
bedrijfsinformatie verstrekt en overtreed
met name geen mededingingsregels.
De communicatie met de buitenwereld speelt
een zeer belangrijke rol voor de reputatie en
financiële beoordeling van de Groep. Daarom
wordt alle communicatie met de media
ten aanzien van onze financiële prestaties,
acquisities, desinvesteringen en iedere andere
aangelegenheid die de reputatie van de Groep
nadelig zou kunnen beïnvloeden uitsluitend
afgehandeld door personen die daartoe door
de Chief Executive Officer van de CRH Groep
zijn aangewezen.
■ U moet zich realiseren dat sociale media
een wereldwijd bereik hebben. Houd bij
het schrijven van een bericht daarom altijd
rekening met zaken die cultureel gevoelig
liggen.
De afzonderlijke bedrijven van de Groep
moeten reguliere onderwerpen of zaken die
zich voordoen op gepaste wijze met de lokale
en vakmedia afhandelen. Dit dient te worden
geregeld door de lokale directeur van het
bedrijf of een door hem/haar aangewezen
persoon. In geval van twijfel dient de zaak
te worden voorgelegd aan de directe
leidinggevende. Indien zich een gebeurtenis
16
voordoet die mogelijk van een negatieve
invloed zou kunnen zijn op het imago of de
reputatie van CRH, dient dit onmiddellijk te
worden gemeld aan de directeur van de divisie.
■ Doe niet alsof u het bedrijf
vertegenwoordigt tenzij u daartoe specifiek
gemachtigd bent door uw directeur.
■ Neem de nodige maatregelen om te zorgen
dat wat u naar buiten brengt klopt, redelijk
geformuleerd is en, waar nodig, voorzien is
van bronvermelding.
■ Als u een bericht ziet waarin ons bedrijf
onjuist wordt afgeschilderd, dient u dit te
melden aan uw leidinggevende.
Indien een werknemer een ongepast bericht
plaatst, wordt hiernaar altijd een onderzoek
ingesteld, dat kan leiden tot disciplinaire
maatregelen.
Mensen rechtvaardig en met
respect behandelen
“Wij willen dat u hier
komt werken.”
Maatschappelijk beleid
Wij geloven dat blijvend, duurzaam zakelijk
succes afhangt van de voortreffelijke
relatie die we onderhouden met onze
belanghebbenden: onze werknemers,
klanten, leveranciers, buren en alle andere
belanghebbenden. Wij zijn dan ook op grond
van ons maatschappelijk beleid (“CRH Social
Policy”), dat geldt voor alle bedrijven van de
Groep, verplicht om:
■ ten minste te voldoen aan alle toepasselijke
wetgeving en te zorgen dat we op
maatschappelijk gebied consequent
handelen volgens de ‘best practices’ binnen
de branche;
■ onze zaken op een eerlijke en rechtvaardige
manier te doen en daarbij als directe
én als indirecte werkgever aan al onze
maatschappelijke verantwoordelijkheden te
voldoen;
■ de vrijheid van vereniging te ondersteunen
en het recht op collectieve onderhandelingen
te erkennen;
■ dwangarbeid, verplichte arbeid en
kinderarbeid te verbieden;
■ het principe van gelijke kansen toe te passen,
waarbij diversiteit op prijs wordt gesteld
ongeacht leeftijd, geslacht, handicap,
overtuiging, etnische afkomst of seksuele
geaardheid, terwijl benadrukt wordt dat
geschiktheid voor de functie de ultieme
basis is voor beslissingen op het gebied van
werving en selectie;
■ te zorgen dat we op een verantwoorde
manier omgaan met onze leveranciers en
klanten, conform onze zakelijke gedragscode
en goed koopmansgebruik.
Wij zetten ons volledig in voor de
mensenrechten en wij ondersteunen
de beginselen zoals opgenomen in de
17
bepalingen van de Universele Verklaring van
de Rechten van de Mens van de Verenigde
Naties en het handvest van de Internationale
Arbeidsorganisatie (ILO - International
Labour Organisation), voor zover deze van
toepassing zijn op onze bedrijven. Bij de
omgang met werknemers, aannemers,
klanten en leveranciers en bij het nemen
van investeringsbeslissingen, moeten de
werkmaatschappijen van de Groep, zowel
in hun beleid als in de praktijk, nota nemen
van ons standpunt ten aanzien van de
mensenrechten.
Wervingsbeleid
Uw inzet is één van de belangrijkste
factoren voor het succes van CRH. Wij
moeten ervoor zorgen dat ons wervings- en
personeelsbeleid minimaal voldoet aan alle
relevante wet- en regelgeving. Wij zijn van
mening dat al onze werknemers rechtvaardig
en juist beloond dienen te worden.
Terwijl we vasthouden aan het uitgangspunt
dat geschiktheid voor de functie de
belangrijkste basis moet zijn voor
beslissingen op het gebied van werving en
selectie, moeten we er ook voor zorgen dat
we het principe van gelijke behandeling
toepassen, waarbij diversiteit op prijs wordt
gesteld en geen onderscheid wordt gemaakt
op grond van leeftijd, geslacht, seksuele
geaardheid, handicap, overtuiging, etnische
afkomst, zwangerschap of enig andere
classificatie die wettelijke bescherming
geniet.
Ieder van u heeft de verantwoordelijkheid
om een bijdrage te leveren aan een
harmonieuze werkplek en pesterij en
intimidatie niet te tolereren.
Personeelsbeleid
Iedere werkmaatschappij is er
verantwoordelijk voor dat alle aspecten van
het dienstverband zoals beloning, pensioen,
secundaire arbeidsvoorwaarden, werktijden,
lokale gedragscode, overeenkomsten met
de vakbonden, discipline, werving, promotie
enz. goed worden geregeld. Dit dient te
gebeuren in overeenstemming met de lokale
wetgeving en gebruiken. Ook de beginselen
die betrekking hebben op het respect
waarmee elk individueel persoon behandeld
dient te worden, zoals elders in deze Code
vermeld, dienen in het lokale beleid te zijn
geïntegreerd.
Probleem melden
Werknemers moeten zonder angst voor
represailles hun zorg kunnen uiten over
zaken die in hun ogen in strijd met deze
Code zijn.
Hiertoe staat voor de werknemers een
aantal wegen open, zodat zekergesteld
kan worden dat het probleem op adequate
wijze en door de daarvoor meest geschikte
persoon behandeld wordt. Er kan gebruik
worden gemaakt van lokale procedures of
contact worden opgenomen met een van
onderstaande personen:
■ Uw directe leidinggevende
■ De directeur/personeelsmanager/
financieel manager van het bedrijf
■ De directie van de regio/productgroep
■ De Chief Financial Officer van de divisie
■ De bedrijfsjurist van de divisie of een
andere juridische medewerker van het
bedrijf
■ Het hoofd van de afdeling Internal Audit
bij CRH plc
■ Het hoofd van de afdeling Group
Compliance & Ethics bij CRH plc.
18
De personen met de laatstgenoemde vier
functies zijn specifiek aangewezen om
dergelijke klachten in ontvangst te nemen. Hun
namen en contactgegevens staan vermeld in
de sectie Compliance & Ethics op de website
van CRH (www.crh.com).
Vertrouwenstelefoon
We hebben ook een vertrouwenstelefoon (de
hotline) voor mensen die er de voorkeur aan
geven problemen op deze manier naar voren te
brengen. Dit is een onafhankelijke meertalige
dienst die uw probleem door zal geven aan de
juiste senior manager voor nader onderzoek.
De contactgegevens van deze dienst zijn
beschikbaar in uw bedrijf, maar staan ook
vermeld in Bijlage 1 van dit document. Ze staan
ook vermeld in de sectie Compliance & Ethics
op de website van CRH (www.crh.com).
Klachten met betrekking tot de Code mogen
anoniem worden gemeld. Wij raden u echter
aan om, indien mogelijk, uw naam bekend te
maken zodat wij u kunnen raadplegen en naar
u kunnen reageren. Als u uw naam opgeeft, zal
deze door CRH niet openbaar worden gemaakt
tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Op
het gebruik van de vertrouwenslijn zijn in een
aantal landen mogelijk beperkende bepalingen
van toepassing vanwege lokale wetgeving
inzake arbeid en gegevensbescherming.
Het hoofd van de afdeling Internal Audit stelt
minimaal eens per jaar een verslag op voor de
Audit Committee van CRH met alle problemen
die via de hotline zijn gemeld. Soms kan het in
het geval van ernstige klachten nodig zijn om
een extra rapport op te stellen.
De directieleden van het bedrijf zullen ervoor
zorgen dat alle werknemers op de hoogte
zijn van het bestaan van de hotline en van het
desbetreffende telefoonnummer.
Benadrukt dient te worden dat de
vertrouwenslijn uitsluitend beschikbaar
is voor klachten inzake daadwerkelijke
schending van de Code. Routinematige
personeelsaangelegenheden zoals
salarisgeschillen, arbeidsvoorwaarden enz.
dienen op het niveau van het lokale bedrijf
behandeld te worden.
Een probleem melden – geen represailles
Bovenstaande procedures worden op
vertrouwelijke en integere wijze uitgevoerd.
Er worden geen maatregelen of represailles
genomen tegen de persoon die een oprechte
verdenking uit. Wij tolereren geen vergelding
of represailles voor het melden van dergelijke
klachten.
19
Veiligheid,
gezondheid en milieu
“Wij zorgen voor onze
mensen en ons milieu, waar
we ons ook bevinden.”
Gezondheid en veiligheid
Onze eerste verantwoordelijkheid is om
de gezondheid, veiligheid en levens te
beschermen van de mensen die bij ons
komen werken of die onze vele vestigingen
bezoeken. In dat opzicht streven onze
bedrijven naar nihil (dodelijke) ongelukken.
Ons beleid ten aanzien van gezondheid en
veiligheid (“Health & Safety Policy”) geldt
voor ons allemaal en houdt in dat wij:
■ minimaal alle toepasselijke wetgeving
naleven en voortdurend onze zorg voor
gezondheid en veiligheid verbeteren door
toepassing van ‘best practices’ binnen de
branche;
■ ervoor zorgen dat onze werknemers en
externe contractanten de richtlijnen van
de Groep ten aanzien van gezondheid en
veiligheid respecteren;
■ ervoor zorgen dat onze bedrijven een
gezonde en veilige werkomgeving bieden
aan al onze werknemers en contractanten
en naar behoren zorgdragen voor de
gezondheid en veiligheid van klanten en
bezoekers van onze vestigingen;
■ van onze werknemers en contractanten
verlangen dat zij op een veilige manier
werken zoals verplicht wordt gesteld door de
wet en de ‘best practice’ binnen de branche.
Het zorg dragen voor de veiligheid,
gezondheid en het welzijn is weliswaar
een dagelijkse prioriteit voor het
lijnmanagement, maar ieder van ons is
verantwoordelijk voor zijn/haar handelingen
aangezien wij op onze werkplek te maken
hebben met anderen. Van u wordt verwacht
dat u elke klacht met betrekking tot
gezondheid en veiligheid per omgaande
meldt bij uw leidinggevende of manager.
20
In aanvulling op het beleid van de Groep
dienen afzonderlijke werkmaatschappijen
en bedrijven zelf meer gedetailleerde regels
op te stellen om te voldoen aan hun eigen
operationele eisen en de lokale wetgeving.
Medicijnen, verdovende
middelen en alcohol
Gebruik van alcohol, verdovende middelen
of medicijnen kan het vermogen van
iemand om zijn of haar werk goed en veilig
te doen ernstig beïnvloeden. Misbruik
van medicijnen, alcohol en verdovende
middelen op de werkplek en het gebruik
van illegale drugs is verboden. Dit verbod
is ook van toepassing op de verkoop,
aankoop, overdracht of ander ongepast
handelen met betrekking tot dergelijke
producten. De consumptie van alcohol
op het werk is niet toegestaan, behalve
tijdens speciale gelegenheden waarvoor
de vestigingsmanager vooraf specifiek
toestemming heeft gegeven.
■ ervoor zorgen dat onze werknemers en
contractanten zich bewust zijn van hun
verantwoordelijkheden op het gebied van
het milieu;
■ proactief zijn in de aanpak van de problemen
en kansen van klimaatverandering;
■ optimaal gebruikmaken van energie en alle
andere bronnen;
■ door het milieu ingegeven product- en
procesinnovaties en nieuwe zakelijke
activiteiten te promoten;
■ goede buren zijn in iedere gemeenschap
waarin we actief zijn.
De dagelijkse verantwoordelijkheid
voor een juiste implementatie van het
milieubeleid van de Groep ligt bij de
afzonderlijke vestigingsmanagers, die
worden ondersteund door een netwerk van
contactpersonen voor milieu. Dit zijn de
zogenaamde ELO’s (Environmental Liaison
Officer).
Milieu
Duurzaamheid is een kernwaarde voor
CRH en we hebben ons verplicht tot
de hoogste milieunormen bij al onze
activiteiten. Wij beschikken over goede
managementsystemen die regelmatig
worden geëvalueerd en afgestemd op de best
practices binnen de branche. Ook speelt bij
dit proces het uitwisselen van kennis binnen
de Groep een belangrijke rol. Ons beleid is
van toepassing op alle bedrijven en houdt
bovendien in dat we:
■ als minimaal uitgangspunt willen opereren
conform alle van toepassing zijnde
milieuwetgeving en onze staat van dienst
op dit gebied voortdurend willen verbeteren,
in de richting van de best practices uit de
bedrijfstak;
21
Bijlage 1 - Probleem melden hotline-informatie
Landen-
Code
Gratis
Taal
Oostenrijk
0800 200 288
1-800-913-4997
Duits
Australië
1-800-268-857
Engels
België
0800-7-1127
Nederlands/Frans
China noord
10-800-711-0720
Mandarijn
China zuid
10-800-110-0663
Mandarijn
Tsjechië
800-223-228
Tsjechisch
Denemarken
80-885-456
Deens
1-800-913-4997
Ests
Finland
08001-1-2684
Fins
Frankrijk
0800-91-9060
Frans
Duitsland
0800-182-7698
Duits
Hongarije
06-800-16-914
Hongaars
Ierland
1-800-553-772
Engels
India
000-800-100-7897
Engels
Israël
180-941-0347
Hebreeuws
Italië
800-788-729
Italiaans
Letland
8000-1172
Lets
Nederland
0800-022-9660
Nederlands
Noorwegen
800-699-60
Noors
Polen
00-800-111-1556
Pools
Portugal
800-8-11572
Portugees
Roemeens
Estland
800-12001
Roemenië
080-803-4288
1-800-913-4997
Rusland (St. Petersburg)
363-2400
1-800-913-4997
Russisch
Rusland (overig)
8^10-800-110-1011
1-800-913-4997
Russisch
Slowakije
0800-000-101
1-800-913-4997
Slowaaks
Spanje
900-96-1228
Spaans
Zweden
020-79-0022
Zweeds
Zwitserland
0800-56-1248
Duits/Frans
Turkije
0-811-288-0001
1-800-913-4997
Turks
Oekraïne
0^00-11
1-800-913-4997
Oekraïens
Verenigd Koninkrijk (incl.
Noord Ierland)
0800-028-5707
Engels
Verenigde Staten
1-888-312-2698
Engels/Spaans
Canada
1-888-312-2698
Engels/Frans
Chili
1-230-020-1779
Spaans
Argentinië
0-800-555-7966
Spaans
^wacht nadat u 8 heeft gekozen op een tweede kiestoon
22
U kunt de hotline ook online bereiken op www.crhhotline.com (of in de V.S. op
www.tnwinc.com/oldcastle).
Bijlage 2 - Ons beleid
We beschikken over verdere documenten
waarin we ons beleid op diverse terreinen
uitvoerig uiteenzetten. In deze Code wordt
naar dit beleid verwezen en hieronder treft u
een overzicht aan. U kunt het beleid opvragen
bij uw manager of de Country Compliance
Coordinator in uw land en u kunt het vinden
op de SharePoint-website onder Compliance
& Ethics.
Beschikbare ondersteuning – Beleid
Code of
Business
Conduct
Operating
Guidelines
CRH
Competition/
Anti-Trust
Compliance
Code
Anti-Bribery
Policy
Anti-Fraud
Policy
Shares and
Securities
Dealing
Policy
Code of
Business
Conduct
Operating
Guidelines
CRH
Competition/
Anti-Trust
Compliance
Code
Anti-Bribery
Policy
Anti-Fraud
Policy
Shares and
Securities
Dealing
Policy
Group IT
Security
Policy
Ethical
Procurement
Code
Social
Policy
Health
and Safety
Policy
Environmental
Policy
Al ons beleid en onze procedures staan op SharePoint
Group IT
Security
Policy
Ethical
Procurement
Code
Social
Policy
Health
and Safety
Policy
Environmental
Policy
23
REGISTER
A
Administratie en archief
Agenten Alcohol
3, 8
4, 6, 12
21
B
Bedrijfsmiddelen 7
Belangenverstrengeling
-Agenten/derden
4, 8, 10
- Nauw verwante personen 4
-Financieel
2, 4, 6, 7, 8, 10,
15, 16, 18
-Personeelszaken
18
- Externe belangen4
-Eigendom
4
C
Corruptie
D
Derden
Donaties
1, 4, 5, 9, 11,
14, 15, 17, 18, 20
L
Leningen aan werknemers
Leveranciers
8
1, 4, 5, 9, 11,
12, 14, 15, 17, 18
M
Maatschappelijk beleid
Mededinging(swetgeving)
Media
Medicijnen, verdovende
middelen
Mensenrechten
Milieu
3, 17
5, 6, 16
16
21
12, 17
1, 3, 12, 20, 21
6, 12
4, 6, 8, 10, 12, 15
6, 15
O
Omkoping
Overheidsfunctionarissen
6, 7, 12, 13, 15
13, 14, 15, 16
P
Personeelsbeleid
Politieke donaties
Probleem melden
18
6, 14
18
E
Entertainment/vermaak
13
F
Fraude 7
R
Represailles
7, 19
G
Gegevensbescherming
Gelijke behandeling
Geschenken
Gezondheid en veiligheid
10, 19
12, 17, 18
6, 13, 14, 15
1, 3, 11, 12, 13, 20
S
Schending van de Code
3
H
Handel met voorkennis
V
Verantwoordelijke personen
Vertrouwelijke informatie
3, 18
7, 10, 16, 18, 19
10
W
Wervingsbeleid
Witwassen
18
8
I
Intellectueel eigendom
7
Internal audit
3, 18, 19
IT-systemen, Gebruik van 9
J
Joint venture2, 6, 13
24
K
Klanten
The International Building Materials Group
CRH plc
Belgard Castle
Clondalkin
Dublin 22
Ierland
Tel.: +353 1 404 1000
Fax: +353 1 404 1007
E-mail:[email protected]
Website:www.crh.com