trajectbegeleiding transitie naar academie van de

Commentaren

Transcriptie

trajectbegeleiding transitie naar academie van de
I. Technische bepalingen
Opdrachtomschrijving
1. Kader
-
De Genkse academie(s): GA voor Kunst
In juni 2014 werd ervoor geopteerd om een onderzoek te doen naar de kosten en baten
van een “samengaan” van de Academie Muziek, Woord en Dans en de Academie
Beeldende Kunst en Media tot dé kunstacademie.
Dit onderzoek leidde alvast tot volgende acties:
 Aanstelling van een algemeen directeur met o.m. als opdracht:
-
Aansturen en coördineren van het onderzoek en het proces tot fusie van de GA
voor MWD en GA voor BK&M tot één kunstacademie;
-
Opmaken kosten-batenanalyse en uitwerken beleidsvisie en actieplan
hieromtrent;
-
Overleg en afstemming m.b.t. alle visie- en beleidsthema’s enerzijds en bestuursen beheersonderwerpen anderzijds zowel met de adjunct-directeur als met de
inrichtende macht (cultuurbeleidscoördinator en schepen);
-
Doorvoeren van acties en ingrepen die het dagelijks functioneren van de
academies verbetert en die efficiëntiewinst aanbrengen o.m. door reorganisatie
administratie en secretariaten, samenvoegen van taken,…
Met de volgende resultaten:
 Een gezamenlijk communicatieprofiel en –plan met de nieuwe communicatielijn GA
voor Kunst (Genkse Academie voor Kunst);

Een aantal ontmoetingsmomenten tussen de leerkrachten en
secretariaatsmedewerkers van beide academies;

Gezamenlijke projecten zoals de dag van het DKO in 2014, het project ‘Beam me up’
in Kattevennen, pilootproject ‘Kunstenbad’,…

Het invoeren van een selectieprocedure voor nieuwe leerkrachten in beide
academies,…
Vastgesteld werd dat het onderzoek i.v.m. het (al dan niet) samengaan tot dé
kunstacademie op operationeel vlak enig resultaat oplevert maar inzake visie- en
trajectvorming niet. Hiervoor werd/wordt extra capaciteit en deskundigheid gezocht
rond twee aspecten:
1.
Komen tot efficiëntiewinst en sterkere samenwerking via procesanalyse, onder
begeleiding van de interne dienst Ontwikkeling Dienstverlening;
2.
Een transitietraject ‘de academie van de toekomst’ Hierbij wordt ingezet op
verandering en verbetering van de academies. Daarbij wordt nagedacht over wat de
toekomstige functies en taken van het DKO kunnen zijn in een stad van creativiteit
en talentontwikkeling. Een mogelijke gezamenlijke herlocatie van beide academies
op de site Regina Mundi wordt momenteel ook onderzocht en meegenomen in deze
transitie-oefening. Deze prijsvraag heeft betrekking op dit onderdeel.
-
Site Regina Mundi
De Stad Genk heeft de Regina Mundi-site (oud klooster) gekocht. De middelbare school
Regina Mundi start binnenkort met de nieuwbouw en zal de site tegen 2018 verlaten.
Tegen 2019/2020 zal de site Regina Mundi vrij zijn voor haar nieuwe toekomstige
bestemming.
Deze nieuwe bestemming is nog niet duidelijk. Het voorliggende concept handelt over
een expertisecentrum taal-talent-student rond opvoedingsondersteuning en
talentontwikkeling. Ook de GA voor BK&M (die momenteel gehuisvest is op de
Welzijnscampus) wordt verondersteld naar Regina Mundi te verhuizen. Eveneens is het
een onderzoeksvraag/wens om de GA voor MW&D samen met de GA voor BK&M op
deze locatie te vestigen.
2. Transitie naar een Academie van de toekomst
Vertrekkend van de beleidsambitie om de Genkse academie van de toekomst zo uit te bouwen
dat ze:
- beantwoordt aan de uitdagingen waarvoor de Genkse samenleving staat;
- in dat antwoord gebruik maakt van de krachtlijnen van het Samen Genk Versterken-beleid;
- betere kansen biedt op maximale ontwikkeling van talent;
- exemplarisch is voor Vlaanderen en voor de Euregio;
en voortbouwend op een plan van aanpak van de sector Cultuur dat onder meer een
visievormende denktank wil organiseren (toekomstverkennend en systeembenaderend), de
opportuniteiten van de Regina Mundi-site incorporeert en cross-overs binnen en buiten de
sector van het deeltijds kunstonderwijs vooropstelt,
wordt een veranderingstraject opgestart met de beide academies met twee onderdelen:
1. Procesanalyse loopt momenteel onder begeleiding van de interne dienst Ontwikkeling
Dienstverlening..
2. Transitietraject ‘de academie van de toekomst’ (voorwerp van deze prijsvraag) waarbij
we, willen inzetten op verandering en verbetering van de academies. Daarbij willen we
nadenken over wat de toekomstige functies en taken van het DKO kunnen zijn in een stad
van creativiteit en talentontwikkeling.
2.1. Waarom een transitietraject voor de academies (en geen visietraject)?
Het nieuwe DKOdecreet (in voorbereiding en te verwachten tegen 2018) biedt meer
ruimte en eigen beslissingsrechten voor de academies en inrichtende machten.
Genk zelf is een stad in transitie met grote uitdagingen maar ook met hoge
beleidsambities als stad van creativiteit en talentontwikkeling.
Daarom opteren we voor:
- Een grondige transitie
- van het vrij afgebakend en statisch onderwijsinstituut academie
- naar een flexibel en dynamisch kunstonderwijs
- op maat van de diverse Genkenaren –
- met bijzondere aandacht voor talent en talentontwikkeling
- als hefboom voor persoonlijkheids- en gemeenschapsvorming.
We zijn bovendien overtuigd dat we met kunstonderwijs en dus met de academies
van de toekomst meebouwen aan de stad van de toekomst.
2.2.
Bouwen aan draagvlak :
Dit wordt een brede participatieve oefening met input van direct betrokkenen
(leerlingen, leerkrachten, ouders, inrichtende macht, administratie onderwijs,
kabinet onderwijs) en andere stakeholders (dagonderwijs, sector kunsteducatie,
hoger kunstonderwijs, bedrijven en werkgevers,…) alsook het brede netwerk
(andere diensten voor en initiatieven m.b.t. jongeren, zoals stadsfabriekjes,…)
2.3.
Bouwen aan inhoud en toekomstbeeld
Waarvoor staat de academie van de toekomst?
Komen tot transitiebeelden op korte, middellange en lange termijn.
3. De aanpak
De transitie naar een Academie van de toekomst gebeurt in volgende stappen:
3.1. Doelstelling
Doel : Samen met de opdrachtgever wordt de doelstelling van dit traject fijn gesteld.
3.2. De aanpak (Draaiboek procesverloop en analyse)
Doel:
Tot een gedeelde trajectdoelstelling komen en een uitgeschreven draaiboek van het
procesverloop. Ook de beschrijving van de opdracht procesbegeleiding wordt hierin
verfijnd.
3.3. Systeemanalyse (verkenningsfase)
Doel:
Creëren van een goede inhoudelijke basis voor de visievorming die volgt, evenals
afbakening van de visievorming en het vaststellen van de uitgangspunten voor deze
visievorming.
Het is aan de kandidaten om de inhoud van deze systeemanalyse te omschrijven.
3.4. Visievorming en diepere analyse
Doel:
Met voldoende draagvlak en op basis van de systeemanalyse-gegevens komen tot
meerdere toekomstbeelden hoe 'kunstonderwijs' in Genk in de toekomst kan uitzien
(vraagstelling wordt op basis van verkenning aangescherpt).
Om vervolgens via discussie en debat te komen tot één gemene deler, als opmaat naar
strategievorming.
3.5. Strategieontwikkeling
Doel:
Transitiepaden ontwerpen en bijhorende acties om het toekomstbeeld van de Academie
van de toekomst te concretiseren en te implementeren.
- Eventueel een businessmodeloefening
- Plan schrijven
- Eventueel: transitie-experimenten opzetten, enz.
3.6. Procesfacilitatie en doorlopende procesmanagement.
3.7. Permanente communicatie intern en extern
3.8. Werkgroepen :
Stuurgroep:
Directeurs academies, de cultuurbeleidscoördinator, dienst organisatieontwikkeling,
procesbegeleider van het aan te stellen bureau, secretaris academie, evt. aangevuld met
bevoegde schepen.
Werkgroep:
Stuurgroep + directieteams, bestaande uit leerkrachten van beide academies.
Reflectiegroep:
Werkgroep aangevuld met transitie-ambtenaar, SSB, Samen stad Maken,
talentontwikkeling (samen te stellen door de stuurgroep)
Algemene coördinatie:
Cultuurbeleidscoördinator en algemeen directeur Academies.
4. De opdracht
We willen een succesvol en breed gedragen proces opzetten dat leidt tot nieuwe inzichten
over DKO in Genk en tot concrete veranderingen in organisatie en inhoud van de academies
in Genk.
Aan de studiebureaus wordt gevraagd het transitietraject van de beide academies tot
‘academie van de toekomst’ uit te werken en te begeleiden.
De kandidaten omschrijven in hun offerte volgende onderdelen en geven een prijs op per
post.
Het opdrachtgevend bestuur is niet verplicht om alle posten te gunnen maar heeft het
recht om bepaalde onderdelen van de opdracht te gunnen en andere niet zonder dat de
dienstverlener recht heeft op een schadevergoeding.
POST 1 Doelstelling en Aanpak
- Fijnstelling, samen met de opdrachtgever van de doelstelling van dit traject
Komen tot een uitgeschreven draaiboek van het procesverloop, met daarin ook de
beschrijving van de procesbegeleiding.
POST 2 Systeemanalyse (verkenningsfase)
- Omschrijving de onderdelen van de systeemanalyse inclusief een verantwoording
van deze aanpak van de systeemanalyse
- Opzetten en aansturen van deze systeemanalyse-onderdelen samen met een brede
participatie van betrokken actoren.
Omschrijving van de actoren
- Omschrijving van de volgende stappen naar visie en strategiebepaling en transitie
op basis van de resultaten van de systeemanalyse evenals scoping van de
visievorming (welke vraagstelling hanteren we bij de visievorming).
POST 3 Visievorming en diepere analyse
- Aansturen van het traject waarbij men, met voldoende draagvlak en op basis van de
systeemanalyse-gegevens komt tot meerdere toekomstbeelden hoe 'kunstonderwijs'
in Genk in de toekomst kan uitzien (vraagstelling wordt op basis van verkenning
aangescherpt).
Om vervolgens via discussie en debat te komen tot één gemene deler, als opmaat
naar strategievorming.
POST 4 Strategieontwikkeling
- Transitiepaden ontwerpen en bijhorende acties om het toekomstbeeld van de
Academie van de toekomst te concretiseren en te implementeren.
- een businessmodeloefening
- Plan schrijven : uitschrijven in een nota van de toekomstvisie en toekomststrategie
en de resultaten van het proces met daarbij een eerste actieplan
POST 5 Procesfacilitatie en doorlopend procesmanagement.
POST 6 Permanente communicatie intern en extern
- Verslaggeving en rapportering van het verloop en resultaten van het proces voor
intern gebruik
- Verslaggeving en externe communicatie van dit voorbeeldtraject voor de sector en
gerelateerde beleidsterreinen (cultuur, jeugd, participatie,…) van het proces en het
resultaat
Er wordt bovendien gevraagd dat de inschrijver
o zijn aanpak en procesverloop inhoudelijk toelicht;
o dat hij aangeeft wat zijn begeleiding inhoudt en hoeveel begeleidingsdagen elk
onderdeel omvat, met een prijsindicatie per onderdeel;
o dat hij hierbij een timing en tijdsverloop opgeeft;
o dat hij vermeldt welke input (in capaciteit en tijd en mankracht) van de academies en
de stad Genk wordt verwacht.
Opgemaakt te Genk op 2 juni 2016
DIENST AANKOOP
Goedgekeurd door de gemeenteraad in vergadering van
………………………………………………………………….
De secretaris
R. HAECK
De voorzitter
L. DULLERS

Vergelijkbare documenten