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Willkommen zur VDI‐GPP‐Veranstaltung
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LEAN OFFICE
LEAN OFFICE
Sparpotenziale durch Prozessgestaltung im administrativen Umfeld
im administrativen Umfeld
Ihre Referenten: Dr. Norbert Herbig, Rolf B. Drescher
26. September 2013
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iRBD Ingenieursozietät
• Prozessmodellierungg
• Prozessdesign
• Prozessverbesserungen
b
• Kostensenkungg
• Effizienzsteigerung
• Projektmanagement
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PPV CONSULTING GMBH
• Frei für F i fü
Kurzpräsentation PPV
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Was bedeutet „LEAN“?
LEAN bedeutet nicht „schlank“!
LEAN bedeutet: Werte ohne Verschwendung schaffen!
 MUDA: Verschwendungg
 MURA: Die Unausgeglichenheit
 MURI: Die Überlastung
Ü
Quelle: Taiichi Ohno (1993)
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MUDA, MURA, MURI
Quelle: Toyota TPS
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Die 7 Arten der Verschwendung

Quelle: Danaher DBS
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Verschwendung am Beispiel „Wäsche waschen“:
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Warum „LEAN OFFICE“?
Quelle: IAP GmbH
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Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH
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Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH
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Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH
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Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH
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Warum „LEAN OFFICE“?
Ergebnisse einer Studie des Fraunhofer IPA (Stuttgart) aus 2006:
 32% Effizienzsteigerungspotenzial
 Nur 62% aller Prozesse standardisiert
 Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend
Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend
Quelle: Fraunhofer IPA
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Planspiel: 1. Durchlauf
In jedem Unternehmen gibt es den Kreditorenprozess:
Ein Lieferant schickt eine Rechnung.
Diskutieren Sie diesen Kreditorenprozess und erstellen ein Ablaufdiagramm für den Prozess vom Rechnungs‐
i Abl fdi
fü d P
R h
eingang bis hin zum Zahlungsausgang.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 8 Minuten
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 Aktivitäten-Prozessdarstellung
Darlehensbewilligungsverfahren
Spezifiziert die Aktivitäten (was passiert) im Prozess.
Ermöglicht die Erfassung von Entscheidungspunkten,
Nacharbeitsschleifen und Komplexitäten.
Darlehensbewilligungsverfahren
 Funktionale-Prozessdarstellung
Kundenberater Abteilungsleiter
g detailliert die einzelnen Schritte eines
Zeigt
Prozesses.
Führt zur Ermittlung der Personen und Gruppen, die in
die einzelnen Schritte involviert sind.
1 Tag
5 Tage
Bewilligt
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Sachbearbeiter Vergangene Zeit
2
Überprüfung von
Einkommen und
Vermögenswerten
3
Nachprüfen
und unterschreiben
Nicht Bewilligt
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Direktor
1
Eingang eines
Darlehensantrages
4
Überprüfung auf
Ausnahmesituation
5
Scheck und
D k
Dokumente
t
vorbereiten
6
Formulierung einer
schriftl. Ablehnung
10 Tage
15
Darlehensbewilligungsverfahren
Personen
Prozess
Post
erhalten
1 Std.
Antrag
bearbeiten
1 Std.
GesamtProzess
Ankunft
per LKW
1 Std.
Wartezeit
30 Min.
Wartezeit
1 Std.
Std
Wartezeit
2 Std.
Kredit
überprüfen
3 Std.
Wartezeit
Post öffnen
2 Std.
Verfahren
zuteilen
t il
3 Std.
Wartezeit
10 Min.
1 Min.
Verfahren Verfahren
überprüfen ausdrucken
2 Std
Std.
Verfahren
abstimmen
1 Std
Wartezeit
4 Std.
Antrag
abklären
30 Min.
Antrag
eingeben
1 Std.
Post
t il
verteilen
20 Min.
Wartezeit
20 Min.
Verfahren
abklären
2 Std.
Daten
eingeben
4 Std.
Einheit
überprüfen
4 Std.
10 Min.
Auftrag
Übergabe an
disponieren Vorgesetzten
5 Min.
Post
i ht
sichten
10 Min.
Antrag
üf
prüfen
5 Min.
110 Min.
Antrag
Kredit
i ti
üb
üf
registrieren
überprüfen
5 Min.
20 Min.
Vorgang
Wartezeit
weiterleiten
it l it
50 Min.
5 Min.
V f h
Verfahren
überprüfen
Wartezeit
15 Min.
Verfahren
zuteilen
t il
10 Min.
5 Min.
V f h
Verfahren
VVerfahren
f h
weiterleiten überprüfen
10 Min.
Min
Übergabe an
Vorgesetzten
30 Min.
10 Min.
Vorgang
weiterleiten
Wartezeit
5 Min.
Verfahren
eingeben
2 Min.
Vorgang
weiterleiten
it l it
10 Min.
V f h
Verfahren
freigeben
1 Min.
V f h
Verfahen
drucken
3 Min.
Vorgang
weiterleiten
wertschöpfend
34 Schritte – 5 davon wertschöpfend
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Darlehensbewilligungsverfahren
Erhalt einer Anfrage
Einloggen
0,5 Std.
Anfragen von Preisen
1 Std.
0,5 Std.
Ermitteln vorläufiger Preise
0 5 Std.
0,5
Std
P i überarbeiten
Preise
üb b it
1 Std.
Angebotspreise festlegen
2 Std.
Ausarbeiten des Angebotes
Idealer Prozess
< 3 Std
Std.
Sollprozess
Max. 2,5 Std. nicht-wertschöpfende Zeit
2
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4
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6
8
Zeit in Std.
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Planspiel: 2. Durchlauf
Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐
Prozess.
Suchen Sie nach nicht wertschöpfenden Teilprozessen
Suchen Sie nach nicht wertschöpfenden Teilprozessen. Markieren Sie diese Teilprozesse mit einem schwarzen Kl b
Klebepunkt.
k
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 10 Minuten
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High‐Level‐Prozessdarstellung
OUTPUTS
INPUTS
Ideen
Informationen
PROZESS
Schritt 1:
Schritt
1:
Abfüllen
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Schritt 2:
Schritt
2:
Kennzeichnen
Schritt 3:
Schritt
3:
Prüfen
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Schritt 4:
Schritt
4:
Verpacken
19
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Planspiel: 3. Durchlauf
Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐
Prozess.
Suchen Sie nach Teilprozessen, die keine Kunden Suchen
Sie nach Teilprozessen die keine Kunden
haben.
Markieren Sie diese Teilprozesse mit einem roten M
ki
Si di
T il
i i
Klebepunkt.
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten
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Schnittstellen
Schnittstellen treten immer dann auf,
wenn Belege oder Informationen von
einer Abteilung in eine andere wandern.
Die beteiligten Menschen müssen ein gemeinsames Verständnis des Vorganges herbei führen
Verständnis des Vorganges herbei führen.
Das ist fehlerträchtig und führt zu Verschwendung durch P ll l b i
Parallelarbeit und Informationsredundanz. dI f
i
d d
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Planspiel: 4. Durchlauf
Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels‐
Kreditoren‐Prozess.
Suchen Sie nach überflüssigen Schnittstellen
Suchen Sie nach überflüssigen Schnittstellen.
Markieren Sie diese Schnittstellen mit einem gelben Kl b
Klebepunkt.
k
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten
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Medienbrüche
Medienbruch: Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs‐
oder ‐verarbeitungsprozesses.
P i  PDF 
Papier 
PDF  Datenbank 
D
b k  ERP‐System
ERP S
Quelle: Taiichi Ohno (1993)
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Planspiel: 5. Durchlauf
Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels‐
Kreditoren‐Prozess.
Suchen Sie nach überflüssigen Medienbrüchen
Suchen Sie nach überflüssigen Medienbrüchen.
Markieren Sie diese Medienbrüche mit einem grünen Kl b
Klebepunkt.
k
Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten
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Hidden Factory (1)
Situation: ein Mitarbeiter eines mittelgroßen Unternehmens bekommt die Aufgabe, einen Prozess aus seinem Arbeitsalltag zu beschreiben, und zwar ohne fremde Hilfe.
Ergebnis des Mitarbeiters:
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Hidden Factory (2)
Realität: Der Prozess wird von einem neutralen Dritten aufgenommen und so dargestellt, wie er tatsächlich abläuft:
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Hidden Factory (3)
Soll des Prozesses: Durch Optimierungen ist der Prozess viel schlanker geworden:
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Hidden Factory (4)
Die Differenz IST‐ zu SOLL‐ Prozess (hier ausgegraut) sind nicht wertschöpfende Schritte, die für die Erfüllung der Kunden‐
anforderungen nicht notwendig sind, und für die der Kunde auch nicht bezahlt‐ die sogenannte „Hidden Factory“ oder „Versteckte Fabrik“:
Versteckte Fabrik“:
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Der Trainingstag „Lean Administration ACTIVE“ richtet
sich an Mitarbeiter, Fach‐ und Führungskräfte mit
geringen
i
oder
d
k i
keinen
praktischen
kti h
Ef h
Erfahrungen
zum
Thema LEAN, KVP oder KAIZEN. Er dient dem Aufbau von
Basiskompetenzen und soll motivieren, LEAN Prinzipien
und
u
d Methoden
e ode im eeigenen
ge e U
Unternehmen
e e e u
umzusetzen.
use e
Agenda
08:00
Vorstellungsrunde
08:30
LEAN Prinzipien & Methoden
09:00
Abläufe Solar GmbH
09:15
„Aufwärmrunde
Aufwärmrunde“
09:45
Pause
10:00
1. Tag
Themen und Tools
Themen und Tools
10 30
10:30
Auswertung, Umsetzung
U
1. Kostenbewusstsein:
„Blick durch die Verlustbrille“
12:15
Mittagspause
13:00
2. Tag
2 5S, Arbeiten mit Standards
2.
5S Arbeiten mit Standards
13:30
Auswertung, Umsetzung
15:15
Pause
15:30
3. Tag
5. Kosten‐Nutzen‐Rechnung
16:00
Auswertung und Resümee
6. Verbesserung von Kennzahlen:
Durchlaufzeit, Produktivität, Fehlerquote
16:40
Good Practice Beispiele
17:30
Ende
3. Prozessmapping
4. SIPOC‐Diagramme: Suppliers, Inputs, Process, p ,
Outputs, Customers
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In einem nahezu realen Prozess mit authentischen Abläufen und Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitet
und Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitet. Folgende Tätigkeiten sind definiert:
1.
Geschäftsführung
2
2.
Ei k f/ Di
Einkauf/ Disposition
ii
3.
Kalkulation 4.
Controlling
5.
Technische Planung
6.
Verkauf
7
7.
Außendienst
Zusätzlich werden Beobachtungsaufgaben an bis zu
5 Teilnehmer vergeben.
Die Teilnehmer übernehmen im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben und erleben so den Prozess
aus verschiedenen Blickwinkeln
aus verschiedenen Blickwinkeln.
26. September 2013
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Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Danke
für Ihre Aufmerksamkeit.
Fragen?
26. September 2013
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