Presentaties houden

Commentaren

Transcriptie

Presentaties houden
Presentaties houden
P&O3 - 2012-2013 - Geert Craps
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
2
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Vooraf nadenken
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
3
1. Waarom leren presenteren?
4
Waarom leren presenteren?
• Goed werk leveren ≠ je werk verkocht krijgen
• Communicerende mensen ≠ communicerende vaten
• Een rapport of een paper ≠ een presentatie
• Mondelinge communicatie betekent: directe feedback,
maar geen mogelijkheid om «de band terug te spoelen»
Succes hangt niet alleen af van wat je weet of gedaan
hebt, maar ook van hoe je het overbrengt
1. Waarom leren presenteren?
5
Practice makes perfect
• Volg de richtlijnen/tips
• Speel geen toneel, leg het uit alsof je het
aan een vriend uitlegt
• Ontwikkel routine
– Oefen veel (zo echt mogelijk)
– Vraag veel feedback (aan kritische mensen)
– Neem jezelf op (als je durft)
1. Waarom leren presenteren?
6
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
7
Je doelstelling bepalen
• Een overal bruikbare standaardpresentatie
bestaat niet: one size does not fit all!
• Wat wil je bereiken?
– je informatie/boodschap overbrengen
– een goeie indruk maken
– iets aanleren?
– overtuigen?
– amuseren?
Gebruik deze doelstellingen om later:
•materiaal/inhoud te selecteren
•illustraties/randmateriaal/.. te selecteren
2. Opdracht goed analyseren
8
Je publiek inschatten
• Wie luistert er?
medestudenten, professoren, bedrijfsleiders,
arbeiders, leken in het vak, milieuactivisten…
• Wat weten ze al?
• Wat willen ze doen op basis van je presentatie?
je evalueren?, iets kopen?, overtuigd worden?, …
• Wat is hun houding tegenover je boodschap?
• Wat is hun houding tegenover jou?
2. Opdracht goed analyseren
9
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
10
Selecteer inhoud!
• Bepaal welke inhoud je wil geven, en welke niet
– wat wil het publiek weten, wat weten ze al…?
• Zorg voor een evenwichtige selectie van materiaal
– zoek bv. een goede balans tussen
theorie – proefopzet/experimenten – resultaten – conclusies…
• Zoek ook illustratiemateriaal
– anekdotes, verhalen, filmpjes, cartoons…
– zorg voor relevant materiaal
– kies wat je ligt
• Plagiaat is verboden
• Groepswerk: komt iedereen uit de verf?
3. Inhoud bepalen
11
Truc: de vragenboom
• Formuleer wat je wil vertellen als een kernvraag
wat is de vraag waar het publiek uiteindelijk een antwoord op wil
weten?
• Formuleer de verschillende tussenstappen of
deelelementen die je nodig hebt voor je conclusie als
deelvragen, waarbij de vragen elkaar oproepen
wat moet er beantwoord zijn, voordat het antwoord mogelijk
wordt op de kernvraag?
• Maak een boomstructuur van je vragen en antwoorden
3. Inhoud bepalen
12
Truc: de vragenboom
Effecten:
•inhoud wordt
vraaggestuurd
•gefocust op
het bereiken
van de
conclusie
conclusie
d e e l v r a g e n
3. Inhoud bepalen
13
Truc+: de vragen-kerstboom
• Geef in de boom weer:
– welke conclusies zeer
belangrijk zijn
– voor welke onderdelen
je al een illustratie
hebt
Die aandachtstrekkers
moeten evenwichtig
verdeeld zijn!
3. Inhoud bepalen
14
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
15
De standaardstructuur
1.
« Inleiding »
a)
b)
c)
2.
aandachtstrekker / opwarmer / binnenkomer
kernvraag / doelstelling
structuur / agenda
« Ontwikkeling » in deelvragen / ideeën
•
•
•
3.
met voldoende illustratiemateriaal
met duidelijk verband met de kernvraag
weinig hiërarchie
« Slot »
a)
b)
c)
samenvatting van de hoofdideeën
conclusie
afsluiter
4. Structuur opbouwen
16
De binnenkomer
• Mogelijk
–
–
–
–
–
actualiteit
opvallende statistiek
anekdote
cartoon op het scherm
filmpje
• Vermijdbaar
– de titel
– mop
– verontschuldigingen
• Jezelf voorstellen?
– kan als/voorzover het relevant is
– niet slijmen!
• Kies wat je zelf het beste ligt: forceer je niet!
4. Structuur opbouwen - de inleiding
17
De structuurvoorstelling
• eenvormig geformuleerd
– vermijd functie van het onderdeel als titel:
« inleiding », « slot », …
– geef inhoud van het onderdeel als titel: thema
• vermijd losse bolletjes: zorg voor een beknopt
verhaal
• sta hier niet te lang bij stil
• check of de structuur overeenkomt met de rest
van de presentatie
4. Structuur opbouwen - de inleiding
18
Maak een verhaal van je midden
• Saaie presentatie = het aframmelen van bolletjes
«mijn volgende puntje is…»
• De uitdaging: de aandachtscurve
– geconcentreerd luisteren: 7 à 8 minuten
– 25 minuten: grotere dip in de aandacht
– 45/50 minuten: pauze!
12
10
8
6
4
2
48
45
42
39
36
33
30
27
24
21
18
15
12
9
6
3
0
0
Tijd
4. Structuur opbouwen - de ontwikkeling
19
Maak een verhaal van je midden
• Truc: eindig elk onderdeel met een vraag
waarop je in het volgende onderdeel
ingaat
gebruik de deelvragen uit de vragenboom
• Tip: Beeld je eens in…
– dat je presentatie een dialoog is
– dat je presentatie een soap-serie is
4. Structuur opbouwen - de ontwikkeling
20
Maak een verhaal van je midden
• Tip: creëer afwisseling
in je materiaal:
gebruik tussenconclusies
• Tip: gebruik
illustratiemateriaal
met gevoel voor ritme:
verdeel aandachtstrekkers
gelijkmatig
4. Structuur opbouwen - de ontwikkeling
*conclusie 1
*conclusie 2
*besluit
*conclusie 3
21
Werk naar “applaus” toe
• Vat samen: overloop alle vragen met hun
antwoorden
• Formuleer de conclusie
• Vermijd enkel « dank u voor uw
aandacht »: formuleer een moraal, een
mogelijkheid tot verder onderzoek, een
breder perspectief…
• Na het applaus: zijn er nog vragen?
4. Structuur opbouwen - het slot
22
Vragen beantwoorden
• Hou in de gaten dat iedereen aan het woord kan
komen
• Vat de vraag samen en antwoord dan pas
– iedereen kan de vraag nu goed horen
– je checkt of je de vraag begrepen hebt
– je wint tijd om na te denken
• Start geen discussie of een dialoog met z’n twee
• Geef toe als je het antwoord niet weet, en
suggereer een oplossing
4. Structuur opbouwen - het slot
23
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
24
Tekst op slides – wat?
• Maak de tekst op slides kort, relevant, to
the point :
– gebruik korte zinnen / zinsdelen
– geen lange volzinnen
• Let op! knip-en-plak-gemak
• Citaten wel voluit en duidelijk herkenbaar
– aanhalingstekens
– referentie
5. Goeie slides maken
25
Tekst op slides – hoeveel?
So why then are bad slides so popular? Here’s some theories:
* Bad slides are less work. Nearly everything in the world we know to be stupid is easier to do than the right
thing. Ignorance is often less of an issue that the lack of interest in doing the extra work to be better. For unpleasant
things, most people, most of the time, are happy to do just enough not to be horrible, and move on.
* Culture of expectations. If most people at an event do the same old boring, hard to understand, bulleted list
death, to do the right thing requires standing out and taking a risk, something most public speakers do not want to
do. They want to fit in and take few risks.
* It makes it look like you’ve done tons of work. To the average eye, a dense, heavy, slide deck looks like
much preparation has been done. It’s a fast way to make it appear that you’ve done much work, when in reality a
simple, clear, concise slide deck requires much more work. People are often impressed, at least at first, by volume,
rather than quality.
* They really don’t know there’s an alternative. Some people don’t get out much. They don’t see many
presentations. So when it’s their turn they pull up an average of all the ones they’ve seen and try to use their
presentation software, tools that promote bullet lists above all else, to approximate it.
* They’re asked for bad slides. Some event organizers ask to review slides, as if that’s a good quality control
measure. When handed a slide deck of 15 pictures, they have no idea what the speaker is going to talk about, and
this makes them nervous. It’s not uncommon for speakers with slides that follow Garr Reynold’s advice to get
feedback to make their slides worse.
* Speakers use slides are their own notes. Slides should be for the audience, not the speaker. But many
speakers destroy their slides by cramming back-up information that would only be used by the speaker. It’s ok to
leave cues for yourself in slides, but they must be minimal enough they don’t ruin the audiences experience.
5. Goeie slides maken
26
Tekst op slides – hoeveel?
• Pas de 6 maal 6 regel (flexibel) toe
– optimaal 6 bullets per slide
– optimaal 6 woorden per bullet
• Reken op gemiddeld 2-3 minuten per slide
– titelslide, inhoudsopgave en louter illustraties korter
– complexe figuren langer
– vuistregel: hoe langer de presentatie, hoe meer
minuten per slide (verzadigingsgevoel)
• Bouw zo mogelijk een slide geleidelijk op
5. Goeie slides maken
27
Tekst op slides – hoe?
• Lettertype
– sans serif / schreefloos
– maximaal 2 verschillende fonts
– geen fantasieletters
• Fontgrootte: tussen 18 en
48
• ZET NIET ALLES IN HOOFDLETTERS
• Maak geen kleurboek van je professionele
presentatie
5. Goeie slides maken
28
Tekst op slides – hoe?
• Zorg voor voldoende contrast met de
achtergrond
– letterkleur contrasteert met achtergrond
– foto- en fantasieachtergronden?
• Bullets afsluiten met leestekens hoeft niet
• Niet doen: de tikmachinetruc!
5. Goeie slides maken
29
Tekst op slides – afwerking
• Zorg voor correcte en fautloze slides
– gebruik de juiste terminologie
– gebruik een correct taalgebruik, ook in een
vreemde taal (UK vs. US Engels)
– pas het gebruik van jargon, afkortingen en
vaktermen aan aan het doelpubliek
– controleer slides op consistentie en lay-out
– controleer extra op tikfouten (fouten leiden de
aandacht af)
5. Goeie slides maken
30
Illustraties op slides
• Grafieken en afbeeldingen
– kunnen veel en complexe informatie overzichtelijk weergeven
– geven een afwisseling in je slides
• Zorg voor duidelijk zichtbare en leesbare afbeeldingen
en grafieken (knip-en-plakgemak!)
• Alle informatie op de grafiek moet functioneel zijn:
– geen onnodige details
– focus de aandacht op relevante informatie
– overweeg een tekening ipv een foto
• Zorg voor duidelijke assen, eenheden, titels, legendes,…
• Geef je bron als je materiaal overneemt van het internet
of uit publicaties
5. Goeie slides maken
31
Illustraties op slides
5. Goeie slides maken
32
Illustraties op slides
5. Goeie slides maken
33
Illustraties op slides
5. Goeie slides maken
34
Illustraties op slides
5. Goeie slides maken
35
Illustraties op slides
5. Goeie slides maken
36
Speciale slides: begin, leidraad en slot
• Begin: niet noodzakelijk de titelslide
– Begin met een leeg scherm
– Begin met een opvallende illustratie (statistiek,
grafiek, tekening)
• Leidraad en overzicht:
– Verduidelijken de rode draad
– Nuttig bij veel slides per onderdeel: anders storend
– Kunnen vervangen worden door/gecombineerd
worden met “zijnavigatie” of voetteksten als oriëntatie
• Slot: varieer op de klassieke: Vragen?
5. Goeie slides maken
37
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
38
Multimedia
• Filmpjes en geluiden
– Werkt de video- en audioaansluiting?
– Vooraf testen, testen, testen!
• Online demo
– voorbeeld: zoekmachine demonstreren
– schrijf een scenario uit en volg het nauwgezet
• Check alle apparatuur vooraf in de zaal
–
–
–
–
is er een laptop of neem je die zelf mee?
welke software is geïnstalleerd?
werkt de apparatuur zoals je wil?
wie bedient de apparatuur?
6. Andere hulpmiddelen voorbereiden
39
Omgeving
• Microfoon?
• Lezenaar/tafel/…?
• Pointer/aanwijsstokje?
• Ruimte?
• Tijd?
• Bord of flipchart
– nuttig om informatie te geven die altijd zichtbaar
moet zijn
– maak vooraf een bordschema
– schrijf groot en duidelijk genoeg
6. Andere hulpmiddelen voorbereiden
40
Gulden regel: test alles uit!
6. Andere hulpmiddelen voorbereiden
41
Handouts en speaker notes
• Handouts
–
–
–
–
–
zorg voor leesbare lay-out: 6/3 per pagina geeft kleine letters
grafieken en afbeeldingen zijn snel te klein
“creatieve” lay-out / achtergronden maakt handouts onleesbaar
vooraf uitdelen of achteraf meegeven?
zorg voor voldoende exemplaren
• Speaker notes
– spreken met enkel slides: beter niet!
• het smalle-vensterprobleem
• de leesval
– gebruik fiches/ eigen handout met extra notities
– gebruik de notes-sectie van Powerpoint
– schrijf je tekst niet uit
6. Andere hulpmiddelen voorbereiden
42
Inhoud
• Waarom leren presenteren?
• Opdracht goed analyseren
• Inhoud bepalen
• Structuur opbouwen
• Goeie slides maken
• Andere hulpmiddelen voorbereiden
• Boeiend spreken
43
Spreken
• Lees niet voor
– het nonnenschoolgevaar: lees je tekst niet af
– het bolletjeseffect: lees je slides niet af
• Spreek gedreven: overtuig!
• Spreek traag genoeg
– let vooral op vakjargonwoorden (inhoudelijk belangrijk
= traag uitspreken)
– gooi de kleine woordjes van de zinnen niet weg (komt
gehaast over)
• Vermijd stopwoorden en “euh”
7. Boeiend spreken
44
Bewegen
• Beweeg in de ruimte als dat kan
– je bewegingen sturen de aandacht van het publiek
– gebruik de ruimte om je betoog te illustreren
• Tip: Sta niet tussen het publiek en het scherm
• Tip: Draai je rug niet de hele tijd naar het publiek
• Tip voor de wriemelaars: hou je handen boven
heuphoogte en wijs dingen aan
• Speel niet met voorwerpen, je vingers, …
7. Boeiend spreken
45
Contact en aandachtmanagement
• Maak oogcontact
– Zorg dat je op het einde van de presentatie iedereen
een keer hebt aangekeken
– Focus niet op de enthousiaste knikkers
– Tip voor wie verlegen is: focus op het voorhoofd
• Reageer op signalen uit het publiek
– Verslappende aandacht vraagt om variatie in toon,
tempo, bewegingen, …
– Elke verandering (ook op het scherm) trekt de
aandacht!
7. Boeiend spreken
46
Begin meteen goed
Je hebt
maar één
kans op
een eerste
indruk!
7. Boeiend spreken
47
Veel succes!
(met dank aan Gary Larson en Rick van der Lans voor de illustraties)